Seit mehr als 20 Jahren agiert das Unternehmen aus Forchtenberg am Markt und beschäftigt sich damit, welche Mittel dem Körper fehlen, eine entstandene Dysbalance selbstständig wieder ins Gleichgewicht zu bringen. Die Lösung: Mikronährstoffe. Sie tragen zur Stabilisierung und Unterstützung bei, bereits die Ursache langfristig zu bekämpfen. Um die eigene Rolle als Vordenker im Zusammenhang mit Mikronährstoffen in der Medizin weiter beizubehalten und eine sichere Beratung und Therapie der Patienten zu gewährleisten, setzt MensSana auf das Customer-Relationship-Management System von cobra – und das bereits seit mehr als fünfzehn Jahren.
Philipp-Emanuel Lechner
Vorstand der MensSana AG GmbH
"Mit cobra haben wir jederzeit alle relevanten Kundeninformationen vor Ort dabei!“
Am Standort Forchtenberg betätigen sich insgesamt 30 Mitarbeiter, elf davon im Außendienst. Spezialisierungen liegen im Vertrieb von Mikronährstoffen über Apotheken und Ärzte, der Pflege von Kontakten beziehungsweise Besuchsberichten der Außendienstmitarbeiter sowie der Organisation von Veranstaltungen für Fachgruppen. „Um ein professionelles Adressmanagement zu etablieren, haben wir uns damals für cobra entschieden“, erinnert sich Philipp-Emanuel Lechner, Vorstand der MensSana AG. „Damals haben wir cobra vor allem aufgrund der großen Flexibilität in Bezug auf Anpassung von Datenbank und Oberfläche gewählt. Wir wollten Kunden und die Kommunikation zu ihnen in einem System zentral verwalten.“ Die Erwartungshaltung war klar formuliert: ein hohes Maß an Automatisierung, einfache Bedienbarkeit für den Außendienst sowie die Nutzung auch von unterwegs, etwa über das iPad. Deswegen kam es 2012 zur Implementierung eines Upgrades auf cobra CRM PLUS für die mobile Nutzung – ein großer Mehrwert für den Außendienst. „2021 haben wir dann auf cobra CRM PRO XL WEB CONNECT erweitert“, erklärt Lechner
Bei der Durchführung des Upgrades half das cobra Projektteam. Zudem fand ein Consulting statt, um Anforderungen zu besprechen und diese anschließend technisch umzusetzen. „Im Rahmen des Umstiegs auf einen neuen Server entstand durch die Anpassung der cobra Datenbankoberfläche der größte Nutzen. Zudem haben wir das Zusammenspiel mit dem ERP optimiert“, erklärt Lechner. Via SQL-Skript gelingt die Anbindung des ERP-Systems an cobra, sodass Warenwirtschaftsdaten wie Umsätze oder Artikelinformationen an die cobra Datenbank übertragen werden können. Auf diese greifen Außendienstteams dann problemlos über die App zu. „Mehr als 80 Prozent des Außendienstes nutzt die App und sieht so alle wichtigen Informationen ein. Die Mitarbeiter wissen stets, welche Produkte sich im Einsatz befinden und welche Kommunikation stattgefunden hat“, so der Vorstand. „Direkt vor Ort beim Kunden hinterlegt der Vertriebsmitarbeiter einen Besuchsbericht.“ Auch die Geschäftsführung verwendet cobra, etwa für umfangreiche Auswertungen und Statistiken
Per Smartphone, Tablet oder Laptop: mit cobra CRM sind alle Informationen überall griffbereit, um Kunden optimal zu beraten und zu begeistern.
Wann ein Außendienstmitarbeiter bei einem Kunden vor Ort war, entnimmt der Innendienst der eingetragenen Kommunikation aus cobra – besonders für den Gesprächseinstieg bei eingehenden Anrufen ein großes Plus. „Unsere Kunden besuchen wir im Durchschnitt einmal pro Quartal. Wir möchten die Kundenbindung stärken. Ohne CRM-System fällt es heutzutage allerdings schwer, den Überblick über vergangene Gespräche zu behalten“, fasst Lechner zusammen. Im Bereich Marketing verwaltet MensSana Mailinglisten für Kunden und Produktinteressenten. Mithilfe der Filter- und Recherchefunktion lassen sich diese zum Beispiel nach Umsatz und anderen Kriterien sortieren und gezielt anschreiben. Der Versand findet über externe Dienstleister statt. „Melden sich Kunden oder Interessenten zu einem Webinar an, erhalten sie im Anschluss Proben und weitere Produktinformationen. Da diese oftmals noch Faxgeräte verwenden, können diese Kunden oder Interessenten über eine verschachtelte Recherche gezielt einer separaten Mailingliste zugewiesen werden. Anschließend können diese an eine spezielle Fax Versandadresse per E-Mail gesendet werden“, erklärt er.
Dank eines Ausbaus auf cobra CXM WEB CONNECT gelingen nun auch Automatisierungen im Bestellvorgang, zum Beispiel über einen QR-Code beim Brief- oder Fax-Versand. Dieser ermöglicht Interessenten oder Kunden das Aufrufen eines Links, um auf eine bestimmte Webseite von MenSana zu gelangen. Hier findet sich ein Kontaktformular, in dem sie ihre Daten hinterlegen und ihr Angebot bestätigen. „Dank CXM WEB CONNECT werden die Angaben aus dem Formular direkt nach cobra CRM übertragen und lassen sich für weitere Schritte im Bestellprozess nutzen. Beispiele wären der Anstoß eines automatischen Workflows und das Versenden einer Danke-E-Mail für die Bestellung“, fasst Lechner zusammen. „Insgesamt möchten wir cobra und die Möglichkeiten nicht mehr missen. Die Mitarbeiter haben sich sehr an cobra gewöhnt, über eine gute Einarbeitung schöpfen auch neue Teammitglieder das Potenzial der Lösung voll aus. Zudem wissen wir die Flexibilität und die offene Datenbank zu schätzen“, freut sich Lechner. Auch Jürgen Litz, Geschäftsführer cobra – computer’s brainware GmbH, zeigt sich mit dem Projekt sehr zufrieden: „Wir möchten mit MensSana die nächsten Schritte gehen und sind gespannt, wie wir auch in Zukunft mit unserem System helfen können.“ In Zahlen liest sich die Zusammenarbeit wie folgt: MensSana pflegt mehr als 90.000 Adressen in cobra, in 2022 wurden über 15.000 Kontaktbriefe geschrieben – bei insgesamt über 44.000 Kontakten, sei es persönlich, per Telefon, Mail oder Fax.
„Mit cobra CRM gelingt die bedürfnisorientierte Ansprache und Pflege von Geschäftsbeziehungen im vorgegeben Rahmen der EU DSGVO spielend.“
Jürgen Litz
Geschäftsführer cobra GmbH
MensSana AG
Am Bahnhof 1
74670 Forchtenberg
www.menssana-ag.de
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