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Eventmanagement mit CRM-Software

Aktualisiert: vor 1 Jahr

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Lesezeit: 6 Minuten

Ein gutes Eventmanagement ist von großer Bedeutung, um die Zielgruppe nachhaltig zu erreichen. Während der Veranstaltungen festigen Sie Beziehungen zu Partnern, Kunden, Lieferanten und Interessenten und fördern den gemeinsamen Austausch. Dabei hinterlassen Veranstaltungen jeder Art einen bleibenden Eindruck – und oft ist es der erste Eindruck den die Teilnehmenden von Ihnen erhalten.

Um einen perfekten Eindruck zu hinterlassen, hilft Ihnen eine Eventmanagement-Software. Diese ordnet all die kreativen, administrativen und organisatorischen Aufgaben, die für Sie im Zuge der Veranstaltung anfallen. Automatisieren Sie damit zahlreiche Prozesse, tragen Sie Erinnerungen ein und verteilen Sie Arbeit übersichtlich an Ihre Mitarbeitenden.

Als Eventmanager erleichtern Sie sich die Organisation der Events. Verschiedene Branchen, Behörden, Kommunen und viele mehr profitieren von der Event-Software, die Ihnen die nötigen Tools für eine erfolgreiche Veranstaltung mit auf den Weg gibt – vom intimen Webinar bis zur großen Gala!

Aufgaben als Eventmanager

Für einen Eventmanager ist Effizienz von großer Bedeutung. Sammeln Sie also mit einer Eventmanagement-Software alle Informationen an einem zentralen Ort, idealerweise mit Zugriff aus Ihrem CRM-System. So können Sie alle Prozesse bequem mit einer Lösung bearbeiten. Kümmern Sie sich um:

  • Pressemappen
  • Catering
  • Anzeigen
  • Mikrofone
  • Verbandsmaterial
  • Personal
  • Versicherungen
  • Raumausstattung
  • Einladungen
  • Programmhefte
  • Wegweiser
  • Dekoration
  • Programmablauf
  • und vieles mehr!

Gute Planung ist das halbe Leben

All diese Aufgaben stehen beim Eventmanagement auf der Liste und bieten Stresspotenziale. Umso wichtiger ist es, bei der Organisation auf ein zuverlässiges CRM-System setzen zu können. Dieses ordnet die verschiedenen Prozesse, damit Sie sich in Ruhe um die Ausstattung vor Ort, Materiallisten, Dokumente sowie Sponsoren, Partner und Referenten kümmern können. Außerdem definieren Sie hier Ihren Programmablauf.

Einladungsmanagement: Effizient und teilnehmerfreundlich

Haben Sie alle Informationen in Ihrem CRM-System gesammelt, können Sie sich den Teilnehmer:innen zuwenden. Diese möchten es genauso einfach haben wie Sie, entsprechend sorgen Sie für einen einfachen Zugang – am besten ist eine Anmeldung bereits mit wenigen Klicks via Smartphone möglich.

Denken Sie daran, dass hierbei Qualität vor Quantität steht. Eine kleine Veranstaltung mit engagierten Teilnehmer:innen ist ertragreicher als eine große Veranstaltung, bei der die Teilnehmenden fehl am Platz sind. Schließlich möchte der Aufenthalt dieser Teilnehmenden bezahlt werden, was sich deutlich auf Ihre Kosten auswirkt.

Grenzen Sie also ein, wie viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer gewünscht sind, welche Zielgruppe dahintersteckt und wie diese Zielgruppe angesprochen werden kann. Über die Daten Ihrer Eventmanagement-Software können Sie eingrenzen, welche Ihrer Kontakte für die Veranstaltung geeignet sind – und Daten neuer Kontakte werden datenschutzkonform eingespeichert. Dazu können Sie aus dem CRM-System heraus Einladungen generieren und den Einladungsprozess fast vollständig automatisieren.

Über das CRM-System können Sie außerdem eine Schaltfläche für die Anmeldung erstellen und beispielsweise auf Ihrer Webseite einbinden. Darin bestimmen Sie unter anderem eine maximale Teilnehmerzahl (plus Warteliste), verschiedene Preiskategorien, Ihre Teilnahmebedingungen und geben beispielsweise Infomaterial zum Download frei. So steht Ihnen ein ganzheitliches Einladungsmanagement über eine einzige Eventmanagement-Software zur Verfügung.

Eventmanagement-Software

Nutzen Sie die CRM-Software von cobra für ein zentrales Veranstaltungsmanagement. Informationen über Interessenten, Kunden und Partner liegen Ihnen jederzeit und in aktueller Form vor, sodass Sie Ihre Prozesse effizient steuern können. Dadurch kreieren Sie reibungslose Abläufe, von denen auch die Teilnehmenden profitieren und mit Freude auf Ihrer Veranstaltung erscheinen.

Veranstaltungen zentral anlegen

Nutzen Sie Ihre Eventmanagement-Software um Ihre jeweilige Veranstaltung zentral anzulegen. Lassen Sie Ihr gesamtes Team darauf zugreifen und nutzen Sie die vorgefertigten Masken, um den Veranstaltungen alle nötigen Informationen zuzuordnen. Alle Mitarbeitenden können den Status des Events nachvollziehen und bei Bedarf selbst editieren beziehungsweise Informationen daraus verwenden.

Aufgaben verteilen und zuweisen

Mit der Event-Software können Sie von vornherein Aufgaben koordinieren und Ihren Mitarbeitenden zuteilen. Dadurch lässt sich der Status der jeweiligen Aufgaben direkt nachvollziehen und die Mitarbeitenden sind sich über Ihre Rolle in der Erstellung der Veranstaltung bewusst, sodass Fristen besser eingehalten werden.

So einfach gestalten Sie Ihr Veranstaltungsportal

Greifen Sie für Ihr Veranstaltungsportal auf die WebExtension von cobra zurück, die wir speziell für den EventManager erstellt haben. Nutzen Sie einfach das individuell auf Sie zugeschnittene Layout und exportieren Sie Ihre Veranstaltungen vollständig ins Web. Dank cobra CRM lassen sich zusätzliche Bilder, Dokumente und vieles mehr integrieren. Außerdem können Sie das Veranstaltungsportal spielend leicht für mobile Geräte optimieren.

Eventmanagement mit cobra CRM

cobra CRM bietet Ihnen die ideale Lösung für ein effizientes Veranstaltungsmanagement. Verteilen Sie die diversen Aufgaben und behalten Sie Termine ebenso wie Fristen jederzeit im Blick. Verschaffen Sie sich dazu einen Überblick über Teilnehmerzahlen, Ausgaben und Einnahmen, indem Sie die detaillierten Statistiken von cobra CRM nach Ihren Bedürfnissen filtern und auswerten.

Typischen Herausforderungen im Veranstaltungsmanagement

Für ein erfolgreiches Veranstaltungsmanagement ist es wichtig, die eigene Arbeit jederzeit zu hinterfragen. Nur so erkennen Sie Verbesserungspotenziale und können die richtigen Schlüsse daraus ziehen. Beantworten Sie für sich einmal die folgenden Fragen:

  • Gibt es Potenziale, um Ihre Organisation zu optimieren?
  • Haben Sie stets den Überblick über den Fortschritt verschiedener Aufgaben im Team?
  • Erreichen Sie die gesetzten Ziele der Veranstaltung?
  • Welchen Eindruck erhalten die Teilnehmenden von Ihrer Veranstaltung?
  • Wie hoch ist Ihr Stresslevel während und nach einem Event?

Behalten Sie Ressourcen und Budgets im Blick

Stellen Sie sicher, dass sich Ressourcen und Budgets stets im Rahmen bewegen. Die benötigten Ressourcen für Mitarbeiter, Catering etc. können Sie zentral in einer Veranstaltungsmanagement-Software speichern und jederzeit prüfen. Sie greifen in einzelne Prozesse ein und sehen die Auswirkungen für das gesamte Event. Dadurch erleichtern Sie sich die Planung auf allen Ebenen.

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung

Zu einem erfolgreichen Veranstaltungsmanagement gehört stets die Aufbereitung der Ergebnisse, schließlich steht die nächste Veranstaltung bereits vor der Tür. Nutzen Sie die gesammelten Daten Ihrer Veranstaltungssoftware, um die Verteilung der Aufgaben zu prüfen oder das Teilnehmermanagement unter die Lupe zu nehmen. Hierfür können Sie dank des EventManagers von cobra passende Feedbackbögen und Online-Evaluationen für Ihre Teilnehmer bereitstellen.

Vermitteln Sie Ihren Teilnehmern das Gefühl, Teil der kommenden Veranstaltungen zu sein, indem sie ihre Meinung über Locations, Pausenzeiten, Vorträge und vieles mehr abgeben können. Dadurch steigert sich die Bereitschaft, am nächsten Event teilzunehmen und Sie profitieren von dem Feedback Ihrer Teilnehmer.

cobra EVENT MODUL & cobra eventManager

Mit dem cobra EventManager, der Software-Lösung von cobra, laden Sie die richtigen Zielgruppen ein, setzen ein erfolgreiches Teilnehmermanagement um, messen im Nachgang den Erfolg und können bei Bedarf optimieren.

Veröffentlichen Sie mit wenigen Klicks Ihre Veranstaltungen im Internet und lassen Sie den cobra EventManager für sich arbeiten: Die Software verarbeitet alle Anmeldungen im Internet automatisch.

Sie können eine 30 Tage Testversion jetzt anfordern:

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