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Professionelles Veranstaltungsmanagement dank CRM System

Aufgaben im Veranstaltungsmanagement professionell lösen dank CRM-System

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Ein CRM System mit passendem Veranstaltungstool bringt Struktur in die Planung Ihrer Firmenevents und begleitet Sie zuverlässig durch alle Phasen einer Veranstaltung.

In Zeiten der Digitalisierung zeigt sich immer mehr, dass der persönliche Austausch wichtig bleibt und nicht vernachlässigt werden sollte. Veranstaltungen, egal ob Kundentage, Pressekonferenz, Seminare, Tagungen oder Expertenforum, bieten die Möglichkeit, einen besonders nachhaltigen Eindruck bei den Teilnehmern zu hinterlassen. Ein CRM System mit passendem Veranstaltungstool bringt Struktur in die Planung und begleitet zuverlässig durch alle Phasen einer Veranstaltung. 

Firmenevents sind ein effektives, aber auch kostenintensives Marketinginstrument, weshalb ein professionelles Veranstaltungsmanagement der Grundstein eines erfolgreichen Events ist. Sie können als Unternehmen somit einen bleibenden Eindruck bei Ihren Gästen hinterlassen und die Zielgruppe nachhaltig erreichen. Sie schaffen persönliche, dauerhafte und belastbare Beziehungen zu Interessenten, Kunden, Partnern und Lieferanten und fördern den unmittelbaren Informations- und Erfahrungsaustausch.

Steuern Sie Ihre Veranstaltung aus einer Lösung heraus

Die Organisation eines Events ist meist ein monatelanger Prozess, an dem verschiedene Abteilungen, externe Dienstleister oder auch Sponsoren beteiligt sein können. Oft werden dafür unzählige Listen geführt, Informationen in komplizierten Ablagesystemen verwaltet, Kunden- und Teilnehmerlisten an verschiedenste Personen geschickt - der Überblick ist schwierig. Gerade beim Teilnehmermanagement riskieren Sie so, mit veralteten Kontaktdaten zu agieren oder die falschen Personen anzusprechen. Das kann peinlich werden, denn der Unmut Ihrer Gäste und Zeitverluste sind die Folge. Die effizientere Variante: Nutzen Sie lieber eine zentrale Veranstaltungsmanagement-Lösung, die im Idealfall an Ihr CRM-System angeschlossen ist. Dann haben Sie alle Informationen zentral vorliegen und können die gesamten Prozesse bequem aus einer Lösung heraus steuern.

Eine in die Kundendatenbank integrierte Veranstaltungs-Software hilft Ihnen dabei, den entsprechenden Teilnehmerkreis schnell zu definieren, denn damit können Sie z. B. bereits bestehende Kontakte nach unterschiedlichen Kriterien selektieren. Aus Ihrem CRM System heraus exportieren Sie dann die entsprechenden Datensätze, um diese an eine Druckerei zu geben, die Ihre Einladungskarten druckt. Oder Sie nutzen die Serienbrief- oder E-Mail-Funktionen Ihres CRM-Systems und erstellen Ihre Einladungen selbst. Sie können aus dem System heraus sogar für jede Einladung einen individuellen Buchungscode oder Anmeldelink generieren, den der Teilnehmer dann bei seiner Anmeldung angeben kann. Informationen darüber wie viele Einladungen verschickt wurden, wie viele Rückmeldungen bereits eingegangen sind oder ob die Mindestteilnehmer-Zahl bereits erreicht wurde, werden übersichtlich in der CRM Lösung abgelegt und lassen sich sofort einsehen. Mit einer entsprechenden Erweiterung der Software können die Veranstaltungen auch einfach online publiziert und das Anmeldeverfahren automatisiert abgewickelt werden. Neben den Basisdaten wie Datum, Ort und Referent lassen sich auch schon Preise und Rabattaktionen für diverse Kategorien sowie eine Teilnehmerbegrenzung festlegen.

Eine Übersicht über die Teilnehmer erzeugen Sie per Knopfdruck immer tagesaktuell aus dem System. Das vereinfacht die Zusammenarbeit mit Dienstleistern und z. B. auch die Kollegen aus dem Vertrieb sehen stets, welche Kunden bereits angemeldet sind.

Am Tag Ihres Events soll natürlich auch alles optimal laufen. Eine Hürde ist hierbei oft die Begrüßung und Registrierung Ihrer Gäste. Damit alles zügig abläuft, können Sie auch hier mit einem Barcode auf Einladung oder Anmeldebestätigung arbeiten, den Sie bei der Begrüßung einfach scannen. Darüber drucken Sie auch gleich den individuellen Badge. Gleichzeitig haben Sie so den Überblick, wer bereits eingetroffen ist.

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung

Selbstverständlich wollen Sie Ihre Veranstaltungen langfristig erfolgreich machen. Dazu müssen Sie wissen, was gut und was schlecht lief und Ursachenforschung betreiben. Hierzu bietet Ihnen Ihr Eventmanager zahlreiche Auswertungsfunktionen und Statistikoptionen. Er erlaubt die Erstellung von Feedbackbögen, Online-Umfragen oder Online-Evaluation durch die Teilnehmer – auf Wunsch auch anonymisiert. Solche Evaluationen helfen Ihnen, Ihre Veranstaltungen in Zukunft noch besser zu gestalten. Zum Beispiel eine geeignetere Location oder einen passenderen Caterer auszuwählen. Stellschrauben für die Zukunft gibt es viele, Sie müssen nur die richtigen finden. Ihren Teilnehmern vermitteln Sie: Wir nehmen Dich ernst, Deine Meinung zählt. Auch das kommt gut an.

Der Einsatz einer CRM Lösung ermöglicht eine professionelle Abwicklung, indem aus den eingegangenen Anmeldungen unkompliziert vollständige Teilnehmerlisten und Namensschilder generiert werden können. Innerhalb des Planungstools lassen sich Aufgaben definieren, zuweisen und in Relation zueinander setzen. Als Veranstalter behalten Sie so alles im Blick und können am Ende mittels Statistiken den Erfolg des Events auswerten. So schaffen Firmen bleibende Erinnerungen durch positive Erfahrungen in einer realen Erlebniswelt.

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