cobra Wissensdatenbank

Frequently Asked Questions rund um Ihr cobra CRM

Gruppenadressen / Private Adressen einrichten

Ab V2015
(Stand: 07.2017)

 

Hintergrund
cobra bietet eine komfortable Funktion, um Adressgruppen zu erstellen und diese je nach Bedarf gruppenfremden Mitgliedern schreibgeschützt darzustellen oder ganz auszublenden. Diese Funktionalität nennt sich "Gruppenadressen".

Um diese Funktion (oder auch "Privatadressen") in einer Adressdatenbank nutzen zu können, müssen einige Einstellungen vorab durchgeführt werden.

Die Version CRM PRO bietet zusätzlich noch detailliertere Einstellungsmöglichkeiten.
Beachten Sie bitte bei Verwendung dieser Version die unten aufgeführten Zusatzinformationen.

 

 
Hinweise

  • Die vollständigen Features der Gruppenadressen greifen nur, wenn das Produkt bereits aktiviert ist.
  • In der Demoversion werden gruppenfremde Adressen als Leerzeilen dargestellt.
  • Dies stellt keine komplette Anleitung zum Einrichten von "Gruppen- / Privaten Adressen" dar, sondern soll als Leitfaden zur Grundeinrichtung dienen.

  • Bei Fragen hierzu steht Ihnen unsere Hotline zur Verfügung: http://cobra.de/service/support.html
    • Bitte beachten Sie, dass tiefergehende Unterstützung hierfür nur unter der Servicenummer des technischen Supports geleistet werden kann.


Gerne unterstützt Sie Ihr cobra Partner persönlich oder das cobra Projektteam nach Terminabsprache per Fernwartung: http://cobra.de/service/support/fernwartung.html

 

Vorgehensweise

Bitte stellen Sie sicher, dass alle nachfolgend beschriebenen Schritte in der genannten Reihenfolge beachtet werden und dass Sie als Systemverwalter in cobra angemeldet sind.

 

A) „DATEI– Systemweite Einstellungen - Systemeinstellungen – Benutzerverwaltung – Systemsicherheit“
Benutzer, die entsprechende Adressen später nicht sehen sollen, dürfen nicht in der Rolle „Systemverwalter“ sein, bzw. deren Rolle darf nicht die Berechtigung „Systemverwaltung: Datenbankadministrator“ besitzen.  Funktionsberechtigungen bitte nach Bedarf aktivieren.

 

 

 

B) „DATEI – Datenbank – Datenbanksicherheit“
„Zugriffsberechtigungen auf Funktionsumfang einschränken“ muss aktiviert sein.

Zumindest eine Datenbankrolle muss erstellt werden und dem/den Benutzern zugewiesen werden..

 

 C) „Datenbanksicherhheit – Datenbankrollen – Allgemein“
„Funktionsberechtigung einschränken“ bei der Rolle muss aktiviert sein.

Im Register „Mitglieder“ die entsprechende Benutzer/Benutzergruppen hinzufügen.
ga4

 

D) „Datenbankrollen – Funktionen“

Benutzer in diese Datenbankrolle hinzufügen (Registerkarte „Mitglieder“).
Die Funktion „Datenbank: Datenbank verwalten“ darf nicht aktiviert sein.

Andere Funktionen nach Bedarf aktivieren.

 

 

E) „DATEI – Datenbank – Allgemeine Einstellungen"
Private Adressen bzw. Gruppenadressen je nach Anforderung aktivieren

GA1

 

Hinweis:
Sollten trotz korrekter Einstellungen noch Adressen grau in der Adressliste angezeigt werden, so gehören diese womöglich einer Benutzergruppe an, die nicht mehr existiert. Zu Prüfen über Rechtsklick auf eine der Adressen und Auswahl  „Adresseigenschaften“ – „Adresszuordnung“.

 


 

Zusätzlich bei CRM PRO
Um bei dieser Version die "Gruppenadressen" zu nutzen, sind außer den oben bereits genannten Punkten zusätzliche Einstellungen notwendig, da hier eine erweiterte Technik zum Einsatz kommt.

 

F)  „DATEI – Datenbank – Datenbanksicherheit“
Im Register "Allgemein" zusätzlich die Option "Zugriffsberechtigungen für gruppenfremde Adressen einschränken" aktivieren:

Funktion1

 

G) "Datenbanksicherheit - Datenbankrollen"
Hier im Register "Allgemein" zusätzlich bei der/den betreffenden Datenbankrolle(n) die Option "Gruppenfremde Berechtigungen einschränken" aktivieren

Funktion2

 

H) "Datenbankrollen - Tabellen"
Im Register "Tabellen" die Datenbanktabellen auswählen, welche für gruppenfremde Benutzer (Mitglieder der Datenbankrolle) eingeschränkt werden sollen.

Hinweis: Inhalte von Tabellen die hier nicht ausgewählt werden, sind daraufhin nicht mehr für gruppenfremde Benutzer sichtbar.

Funktion3

 

I) "Datenbankrollen - Tabellen - Feldberechtigungen" und
    "Felder - Gruppenfremde Felder"

Bei Bedarf ist es möglich, anstatt des kompletten Tabelleninhalts nur bestimmte Felder dieser Tabelle zu beschränken bzw. auszublenden. Dies ist nach setzen der Option "Feldberechtigungen" bei der jeweiligen Tabelle möglich.
Daraufhin lassen sich im Register "Felder" bei "Gruppenfremde Felder" die Feldeinschränkungen detailliert setzen.

Hinweis: Wird bei "Feld Berechtigung" bei Feldern nichts ausgewählt, sind daraufhin deren Feldinhalte für gruppenfremde Benutzer nicht mehr sichtbar.

Funktion4

                                                                                                                                                               

Tags: Adressen, Datenbankrolle, Funktion, Funktionsberechtigung, Gruppenadressen, Private, Sichtbar

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