cobra CRM schafft Klarheit bei Kontakten und Prozessen

Wirtschaftsregion Heilbronn-Franken hat alles im Blick

Hauptaufgabe der Wirtschaftsförderungsgesellschaft ist es, die Zukunftsfähigkeit der Region Heilbronn-Franken zu sichern. Gesellschafter sind die Stadt Heilbronn, der Landkreis Heilbronn, der Hohenlohekreis, der Main-Tauber-Kreis, der Landkreis Schwäbisch Hall, die Handwerkskammer Heilbronn-Franken sowie der Regionalverband Heilbronn-Franken. Durch die Einführung von cobra CRM PRO verwaltet das Unternehmen alle Daten zentral und organisationsübergreifend und schafft dabei Effizienz für alle Bereiche.

 
vorher
  • Adress-, Kontakt- und
    Informationsverwaltung findet
    weitgehend per E-Mail, Excel
    und Word statt
  • Menge an Kontakten allein mit
    den Office-Anwendungen war
    nicht mehr handelbar
  • Die Prozesse waren händisch
    und fehleranfällig

 

cobra Lösung

Ganzheitliche Einführung einer CRM/CXM-Lösung

  • Schritt 1: Einführung einer
    zentralen Datenbank
  • Schritt 2: Umstellung von
    dezentraler Datenverwaltung
    auf eine gemeinsame Lösung
  • Schritt 3: Unterstützung in der
    Implementierung und
    kontinuierliche Begleitung im
    Live-Betrieb

 

nachher
  • Steigerung der Datenqualität
    durch organisationsübergreifende Datenbanknutzung
  • Verschiedene Business-Units
    greifen auf eine Datenbasis zu
  • Bereichsübergreifende
    Marketingaktivitäten sowie
    Verteiler per Knopfdruck
  • Erkennbare Zeitersparnis bei
    täglichen Arbeitsschritten
  • Nutzung von Synergien durch
    flexible Nutzung je Abteilung
    und Anbindung der Microsoft
    Office-Produkte

 

 

"Es gibt zahlreiche Anwendungsbeispiele, bei denen wir nun deutlich effizienter sind. Wir sind froh, ein Tool zu haben, das wir organisationsübergreifend einsetzen können. Mit cobra CRM haben wir somit die ideale Lösung gefunden, um unsere Kontakte zu verwalten, Veranstaltungen zu betreuen und unsere Organisation erfolgreich zu entwickeln.“

Heike Rechkemmer 
Referentin Kommunikation & Standortmarketing

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Ein Bericht von der Wirtschaftsregion Heilbronn-Franken

Seit ihrer Gründung im Jahr 1998 bündelt die Wirtschaftsregion Heilbronn-Franken GmbH (WHF) die regionalen Wirtschaftsförderungsaktivitäten und übernimmt für verschiedenste, zukunftssichernde und übergeordnete Themen die Koordination. Dabei geht es darum, die Zukunftsfähigkeit der Region Heilbronn-Franken zu sichern. Gesellschafter sind die Stadt Heilbronn, der Landkreis Heilbronn, der Hohenlohekreis, der Main-Tauber-Kreis, der Landkreis Schwäbisch Hall, die Handwerkskammer Heilbronn-Franken sowie der Regionalverband Heilbronn-Franken. Die GmbH richtet sich etwa an regionale Unternehmen, Investoren und Gründer, Fachkräfte und Hochschulvertreter. Durch die Einführung von cobra CRM PRO verwaltet das Unternehmen alle Daten zentral und organisationsübergreifend und schafft dabei Effizienz für alle Bereiche.

 

Nutzung cobra CRM:

  • organisationsübergreifendes Adress- und Kontaktmanagement
  • zielgruppenspezifische Serienbriefe / Serien-E-Mails
  • strukturiertes Eventmanagement
 

Smart gelöst: cobra CRM ersetzt Excel

Ursprünglich arbeitete die Wirtschaftsregion mit Lösungen wie Word und Excel. Ein CRM war nicht im Einsatz. „cobra kannte ich schon von einem früheren Arbeitgeber. Darüber hinaus hatten sich kurz zuvor Kollegen einer anderen Wirtschaftsförderung bereits für cobra entschieden. Dies hat uns nochmals im Auswahlprozess und letztlich in der Entscheidung für cobra bestärkt“, erklärt Heike Rechkemmer, Referentin Kommunikation & Standortmarketing. „Bei der Umsetzung fanden Implementierung, Anpassung und Schulung durch cobra statt. Der Austausch war stets konstruktiv und fand auf Augenhöhe statt. Unser eigener IT-Dienstleister war auch beteiligt – der Austausch zwischen allen Beteiligten war gut. Ursprünglich stießen wir mit Excel & Co. an unsere Grenzen. cobra hat uns viele neue Möglichkeiten eröffnet und uns überzeugt, da wir nun alle Daten auf einen Blick haben und diese ortsübergreifend verwalten können. Unser Adress- und Kontaktmanagement erfolgt nun zentral, was zu einer Verbesserung der Datenqualität geführt hat. Darüber hinaus ermöglicht uns cobra bereichsübergreifende Marketingaktivitäten wie Mailings. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datenschutz-Konformität, die durch das geprüfte cobra CRM System gewährleistet wird. Somit setzen wir alle Anforderungen der DSGVO zuverlässig um.“

Abteilungsübergreifender Einsatz

Als eine Organisation bestehend aus verschiedenen Business Units greift das Unternehmen auf den gleichen Adressstamm zu. Serien-Briefe, Mailings und die ganze Kontakthistorie zentral zu speichern, bietet die Möglichkeit, Kontakte mit Informationen gezielt zu versorgen. „Die am häufigsten von uns genutzte Funktion ist, Datensätze durch Stichworte zu verschlagworten und so auf einfache Weise Verteiler zu erstellen. Außerdem wichtig: Stichwortsuche, Recherchefunktion sowie Serien-Briefe und Serien-E-Mails im Vergleich zu der reinen Nutzung von Word oder Excel. Zuvor hatten wir Daten in vielen Excel-Listen, auf die wir nun gebündelt zugreifen konnten“, sagt Rechkemmer. Als Wirtschaftsförderung bestehen vielfältige Kontakte zu Unternehmen, Institutionen und Organisationen.

Strukturiertes Eventmanagement

Durch Stichwortstrukturen und Zusatzfelder wie Branche oder Unternehmensgröße, gibt es die Möglichkeit entsprechend zu kategorisieren. „Beispielsweise senden wir unseren Kontakten gemäß unseren Verteilern Einladungen für Veranstaltungen wie zum Beispiel ein Unternehmerfrühstück zu und haben eine Gesamtsicht in der Veranstaltungstabelle von cobra. Somit haben wir genau im Blick, wer teilgenommen hat“, erzählt die Referentin. Ein Wechsel von Programmen für die Verteilererstellung ist nicht notwendig. Mit insgesamt acht Lizenzen der cobra CRM PRO KI pflegt die Wirtschaftsregion Heilbronn-Franken GmbH über 9.000 Kontakte.

Datenverwaltung effizienter gestalten

Wenn ein Unternehmen eine internationale Fachkraft einstellen möchte, unterstützt die Wirtschaftsregion Heilbronn-Franken GmbH diese durch das Welcome Center Heilbronn-Franken mit Informationen und individuellen Beratungen oder Veranstaltungsformaten. „Bei der Arbeit können wir außerdem genau nachvollziehen, welche Adressen hinzukommen beziehungsweise neu angelegt wurden. Über ein Berechtigungskonzept ist festgelegt, welche Funktionen oder Vorgänge von den Kolleg*innen ausgeführt werden können. Ansonsten hat jedes Teammitglied vollen Zugriff auf Informationen der Kontakte. Ein weiterer großer Vorteil: die flexible Nutzung je Abteilung und die Integration der Microsoft Office-Produkte wie zum Beispiel Outlook. Insgesamt bringt cobra eine erhebliche Arbeitserleichterung. Unsere Power-User nutzen das Programm täglich. Es geht weniger um den finanziellen Aspekt, sondern vielmehr darum, dass es einfach unverzichtbar geworden ist. Es gibt zahlreiche Anwendungsbeispiele, bei denen wir nun deutlich effizienter sind. Wir sehen uns als General-User und sind froh, ein Tool zu haben, das wir organisationsübergreifend einsetzen können. Mit cobra CRM haben wir somit die ideale Lösung gefunden, um unsere Kontakte zu verwalten, Veranstaltungen zu betreuen und unsere Organisation erfolgreich zu entwickeln“, fasst Rechkemmer abschließend zusammen.

Mehr Effizienz mit cobra KI 2.0
100% KI powered aus Deutschland

Als Datenschutzpionier legen wir großen Wert auf Datensparsamkeit und Sicherheit – auch beim Einsatz von KI. In der nächsten Entwicklungsstufe setzen wir auf den deutschen Anbieter IONOS, der höchste Datenschutzstandards gewährleistet. Ausschließlich notwendige, lokal vorbereitete Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet. Mit KI 2.0 beantwortet cobra 2025 schnell und sicher Ihre Fragen zur Kontakthistorie von Personen und Organisationen – ideal für den Einsatz in Vertrieb, Service und Strategie.

 

Das Projekt im Überblick

Eingesetzte Lösung:

cobra CRM PRO
cobra Dubletten Modul

Anzahl Anwender:

  1. 8
 
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