cobra CRM PLUS und Mobile CRM

Das Tätigkeitsfeld der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ ist vielfältig. Gut 100 Mitarbeiter zählt die Stiftung. Sie betreuen die über 225 lokalen Netzwerkpartner in ganz Deutschland, die mit rund 25.000 Einrichtungen verbunden sind. Außerdem organisieren sie das Fortbildungsprogramm für rund 600 Trainerinnen und Trainer, die sie auch über ihre Ausbildung hinaus dauerhaft begleiten.

Pädagogische Fach- und Lehrkräfte erhalten regelmäßig Tipps und Materialien für ihre Projekte. Hinzu kommen die Kontakte zu Kuratorium und Forschungslenkungskreis, Unterstützern und Förderern. Dies führt zu einem sowohl umfangreichen als auch vielfältigen Adressbestand, den es sorgfältig zu strukturieren gilt.

Hierarchien und Verbindungen zwischen Adressen und lokalen Netzwerken müssen transparent und übersichtlich dargestellt werden, damit sie für alle verständlich sind. Als autorisierter cobra Solution Partner betreut die astendo GmbH in Berlin die Stiftung und entwickelte gemeinsam mit dem Team vor Ort eine maßgeschneiderte Lösung zur Vereinfachung komplexer Arbeitsprozesse. Ein spezielles Beziehungsmodul zeigt die komplexen Verbindungen von einzelnen Adressen als Baumstruktur.

So lässt sich beispielsweise genau aufzeigen, welcher Netzwerkpartner von welcher Referentin betreut wird. Gleichzeitig kann dargestellt werden, für welche Einrichtungen oder Trainer der Netzwerkpartner seinerseits zuständig ist.

Etwa 56.000 Adressen hat die Stiftung in ihrer Software gespeichert. Unzählige Termine und Aktivitäten gilt es zu beachten, sei es die Einladung zu einer Veranstaltung, der Versand von Arbeitsmaterialien, Themenbroschüren oder des Kita-Magazins, Zertifikate, die erneuert werden müssen, fällige Workshops oder auch Netzwerke, die schon längere Zeit ohne Kontakt sind.

Diese Herausforderung hat die astendo GmbH mit einer eigenen Zusatzentwicklung, dem Programm „sqlRobot“, gemeistert. In regelmäßigen Abständen überprüft es die cobra-Datenbank auf Termine, ungenutzte Kontakte oder Aufgaben aus Kampagnen.

Das System meldet diese wichtigen Informationen per E-Mail oder über ein Benachrichtigungsfenster am Arbeitsplatz. So können alle Mitarbeiter umgehend und zielgerichtet reagieren. sqlRobot kann aber auch automatisch personalisierte Geburtstagsglückwünsche oder selbständig Infomaterial über aktuelle Aktionen versenden – eine enorme Zeitersparnis für das Team.

Zur Datenreplikation hat astendo ein Modul zur Speicherung von Dokumenten im SQL-Server entwickelt. So muss die Stiftung nicht fürchten, dass Daten verloren gehen. Eine weitere Zeitersparnis und Effizienzsteigerung bildet das Redaktionsmodul: es dokumentiert alle Datenänderungen bei den rund 25.000 beteiligten Kitas, Horten und Grundschulen, die von Mitarbeitern der Netzwerke über eine Internet-Anwendung erfasst werden.

Dieses Tool ermöglicht eine Kontrolle der Daten, bevor diese in die cobra Datenbank eingespielt werden. Der Erfolg des „Hauses der kleinen Forscher“ ist beachtlich. Teilnehmerzahlen sowie Datenbestände nehmen stetig zu; und so ist auch in Zukunft eine leistungsfähige und flexible Softwarelösung gefragt – ein Anspruch, den cobra CRM PLUS auch angesichts neuer Herausforderungen vollständig erfüllt.

astendo begleitet die am Projekt Beteiligten auch zukünftig als kompetenter Partner und Experte für optimales cobra Kontaktmanagement.