Software Lösung cobra CRM PRO

Zunächst war der Landessportbund NRW auf der Suche nach einer Archivierungsmöglichkeit für die vielen Dokumente wie die etwa 20.000 Erhebungsbögen, die jährlich durch die Befragung der Sportstätten eintreffen. Schnell fiel die Auswahl auf die DMS-Lösung ELOprofessional und den IT-Dienstleister Exe GmbH in Mönchengladbach.

Während der Planungsphase erfuhr der Verband von der cobra CRM-Software und entschied sich, diese in die Umstrukturierung der IT mit aufzunehmen. Die automatisierte Ablage der Erhebungsbögen erfolgt nun über ELO-professional. Die Daten aus der verbandseigenen Verwaltungsdatenbank wurden in die cobra-Software übernommen, die außerdem für den technischen Support der Mitarbeiter und den Einkauf im Referat IT/Bestandserhebung eingesetzt wird. Über eine Schnittstelle sind cobra und ELO direkt miteinander verbunden.

Georg Hopp, zuständig für die IT und die Bestandserhebung im Landessportbund, versteht seinen Arbeitsbereich als klassischen technischen Support für die Mitarbeiter des Hauses in allen Fragen. Ist ein Drucker defekt, so notiert er das in seiner cobra-Datenbank und dokumentiert auch gleich die Lösung für das Problem.

Mithilfe des cobra Berichtswesens wertet er regelmäßig aus, wie oft es bei bestimmten Geräten zu Störungen kam. Alle Mitarbeiter des Landessportbundes sowie Lieferanten und wichtige Ansprechpartner sind in der cobra-Datenbank der IT gespeichert.

„Bevor wir cobra im Einsatz hatten, hatte ich bei eingehenden Anrufen ein Problem: dann fing das Suchen in Outlook und Aktenordnern an“, erinnert sich Georg Hopp, „Nun öffnet sich automatisch mit dem Anruf die richtige Adresse in cobra und ich kann anhand der Kontakthistorie sofort nachvollziehen, worum es geht.“

Auch die flexible Gestaltung der Ansichten hat Georg Hopp von der Software überzeugt, denn so kann er sich die Datenbank nach seinen Wünschen gestalten. Dank der ELO-Schnittstelle kann der Referatsleiter nicht nur die Kontaktnotizen in cobra einsehen, sondern hat auch jederzeit und ohne Umwege Zugriff auf Lieferscheine, Rechnungen und Verträge.

Aktuell setzt der Landessportbund NRW die cobra CRM-Software in den beschriebenen Bereichen ein, doch der Funke ist schon zu Anfang übergesprungen. Erste Kollegen testen die Software bereits in ihrem Referat. Denn cobra ermöglicht eine differenzierte Rechtevergabe auf Ansichts- und Feldebene, das heißt, genau definierte Nutzer können bestimmte Adressen oder einzelne Adressfelder einsehen oder ändern, andere nicht. So lässt sich die komplexe Rechtestruktur des Verbands auch in der Software abbilden.

Für Georg Hopp ist klar: „Langfristig soll der gesamte Landessportbund NRW mit cobra ausgestattet werden. Dabei freue ich mich auf die weitere Zusammenarbeit mit der exe GmbH, bei der man sich nie vergessen fühlt.“

Denn der cobra-Partner exe wartet nicht, bis der Kunde sich mit Fragen meldet, sondern erkundigt sich zwischendurch, ob alles rund läuft. Der Landessportbund dankt es – mit einem Folgeprojekt.