Dank CRM-System auf dem Boden bleiben: Paul Geißler GmbH

Das CRM-System cobra CRM PRO unterstützt die Spezialisten für Oberflächenwerterhalt.

 

Mit CRM-Lösung den Überblick behalten

Die CRM-Lösung cobra CRM PRO sorgt dafür, dass bei der Paul Geißler GmbH nichts durcheinanderkommt. Das Unternehmen vertraut dabei sowohl im Bereich Kundenbeziehungsmanagement als auch im Qualitätsmanagement auf die CRM-Lösung.

Bereits seit 1971 agiert die Paul Geißler GmbH mit Sitz in München europaweit spezialisiert auf die Beratung, Dienstleistung und Schulung pro nachhaltigen Oberflächenwerterhalt. Besonders im Fokus steht dabei der Werterhalt von Teppichboden. Das Unternehmen begleitet den gesamten Lebenszyklus des textilen Bodenbelags unter reinigungstechnischen Aspekten: die Entwicklung durch Tests, die Bodenbelagsauswahl durch Beratung, die korrekte Unterhaltsreinigung durch Schulung, die Intensivreinigung durch Dienstleistung und die Entsorgung durch chemisch rückstandsfreie Arbeitsweise. Zum Kundenkreis zählen neben Hotellerie, Verwaltungen, Kanzleien, Banken, Flusskreuzfahrten, Seniorenresidenzen und Praxen auch Privatpersonen. Diese nehmen die Leistungen etwa für ihre Wohnbereiche oder Yachten in Anspruch. Um bei diesem breiten Feld den Überblick zu behalten, setzt das Unternehmen seit 2015 auf CRM-Lösungen der cobra computer’s brainware GmbH.

 

Doris Geißler
Geschäftsführerin

„Als KMU benötigten wir weiterhin ein Programm, das so viele Prozesse wie möglich effektiv bedient und abbildet – also nicht nur das Customer-Relationship-Management, sondern idealerweise alle Abteilungen auf einen Blick.“

 

Neue Lösung zwingend nötig

Um bestmöglich für ihre Kunden zu agieren, setzt die Paul Geißler GmbH bereits seit 1999 auf Datenbanktechnik. Doch im Laufe der Zeit kam immer mehr zum Vorschein, dass das eingesetzte System zu starr für die anfallenden Prozesse geworden war. Der Anbieter ging nicht wirklich auf Wünsche von Unternehmensseite zur Verbesserung ein – oder verlangte einen Preis in unrealistischen Dimensionen und Zeitfenstern. Darüber hinaus existierten Einschränkungen in der Kompatibilität mit ergänzenden Programmen. „Es stand fest: Ein Wechsel zu einem CRM war an der Zeit“, erinnert sich Doris Geißler, Geschäftsführerin bei Paul Geißler. „Als KMU benötigten wir weiterhin ein Programm, das so viele Prozesse wie möglich effektiv bedient und abbildet – also nicht nur das Customer-Relationship-Management, sondern idealerweise alle Abteilungen auf einen Blick.“ Zudem sollten Werkzeuge für die Qualitätssicherung in der neuen Anwendung ebenfalls Raum haben.

Nutzung von cobra CRM:

  1. Kunden- und Adressmanagement
  2. Vertrieb & Service
  3. Qualitätsmanagement
  4. Auswertungen & Berichte
  5. Prozessüberwachung und Steuerung

Suche zunächst schwierig

Auf dem Weg zum zukünftigen Anbieter galt es für Paul Geißler einige Hürden zu überspringen. Da unbedingt bestehende Adressen, Kontakte und Tabellen – insgesamt etwa 100.000 Vorgangsdaten – beibehalten werden sollten, hagelte es reihenweise Absagen von Anbietern. Erst eine ausgesprochene Empfehlung führte zum cobra Partner: cobra Experten GmbH aus Leverkusen. Innerhalb eines intensiven Dialogs inklusive schlüssiger CRM-Präsentation war schnell klar, in welche Richtung es gehen sollte. „Nach einer Analyse konnten wir den vollständigen Bestandsdatentransfer zusagen“, berichtet Tim Willmanns, Gründer der cobra Experten GmbH. Somit starteten beide Parteien mit der Umstellung auf cobra CRM PRO im Sommer 2015. Die cobra Experten entwickelten ein klar strukturiertes Pflichtenheft, das auch Sonderwünsche von Paul Geißler inkludierte. Nur wenige Wochen nach dem Briefing ging die neue Lösung live und beinhaltete dabei, wie zugesagt, alle ursprünglichen Daten.

Individuell angepasst

Zur effizienten Nutzung von cobra nahm Paul Geißler unterschiedliche Trainings unter der Leitung vom CRM Consultant Rainer Willmanns in Anspruch. So unterstützen die cobra Experten das Unternehmen bis heute bei der Pflege von Kunden und Partnern. „Wir wickeln die Vor- und Nachbereitung unserer Dienstleistungs- und Schulungsaufträge unter Nutzung der E-Mail- und Briefvorlagenfunktionen vollumfänglich mit cobra CRM ab. Gleiches gilt für externe und interne Bestellungen“, erklärt Doris Geißler. Hinzu kommen die Überwachung und Steuerung von Equipment. Darüber hinaus garantieren die Module Vertrieb, Bericht und Warenwirtschaft – letzteres mit Schnittstelle zu Lexware – sekündliches Zurückgreifen auf Zahlen und geben somit Planungssicherheit. „Speziell für unser Unternehmen angepasste cobra Auswertungen ermöglichen außerdem Analysen in den unterschiedlichsten Bereichen, wie etwa Teppichbodenqualitäten oder anstehende Wartungen“, ergänzt Geißler.

Sicherheit geht vor

Gemäß den Vorgaben der EU-DSGVO gewährleistet das cobra Datenschutztool Paul Geißler den korrekten Umgang mit entsprechenden Informationen. „cobra speichert die knapp 7.500 Adressen auf unterschiedlichen Rechteebenen“, sagt die Geschäftsführerin. Willmanns fügt an: „Jede Faktenfrage kann das Unternehmen mit ein oder zwei Klicks beantworten. Daraus zieht Paul Geißler große Zeitgewinne und investiert diese ins Qualitätsmanagement-System, das ebenfalls in cobra eingepflegt wird.“ Für die zu überwachenden Versicherungen, Verträge und Wartungsintervalle verfügt cobra außerdem über drei Zusatzkarteien. Darüber hinaus greift Paul Geißler auf cobra mobile CRM zurück, um auch unterwegs relevante Bewegungen in Echtzeit zu erfassen und den Datenfluss von Außen- zu Innendienst und umgekehrt pro Auftraggeber zu sichern.

Zufriedene Gesichter

Seit der Einführung von cobra bei Paul Geißler greifen alle Mitarbeiter auf das gesamte Wissen des Unternehmens zurück, alle administrativen Prozesse wurden optimiert. „Die Zuverlässigkeit der Lösung lässt den Tag sicher durchlaufen“, freut sich Doris Geißler. „Sollten im Vorfeld geprüfte und freigegebene Updates zum Einsatz kommen, nehmen wir gerne den zuverlässigen Support der cobra Experten in Anspruch.“ Ebenso ist das bei der Umsetzung von Ideen zur Verbesserung der Abläufe der Fall. „Heute sprechen wir von ‚unserer cobra‘ – das sagt nun wirklich alles über unsere Zufriedenheit aus“, schließt sie ab.

 

Das Projekt im Überblick

Betreuender cobra Partner:

 

Highlights:

    1. Schnittstelle zu Lexware
     

    Eingesetzte Lösung:

    cobra CRM PRO

    cobra mobile CRM

     

    DOWNLOADS ZUM DATENSCHUTZ

    Whitepaper, E-Book, Checkliste – rundum informiert zum Thema CRM und den Anforderungen der DSGVO

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