Auf den Spuren von Karl dem Großen
Wirtschafts- und Wissenschaftsstandort Aachen setzt auf cobra CRM
Wirtschafts- und Wissenschaftsstandort Aachen setzt auf cobra CRM
Der Fachbereich Wirtschaft, Wissenschaft, Digitalisierung und Europa - Fachbereich 02, Stadt Aachen - hat sich zum Ziel gesetzt, die Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandortes Aachen sicherzustellen und erste Ansprechpartnerin für Unternehmen, Beschäftigte, Investoren, Gründungsinteressierte sowie Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Verbände und euregionale Einrichtungen zu sein. Einzelne Themenschwerpunkte sind der Strukturwandel im Rheinischen Revier, der Ausbau der digitalen Infrastruktur im Stadtgebiet oder die Ausgestaltung der Kooperationen mit den Aachener Hochschulen. In all diesen Themenfeldern agiert die Wirtschaftsförderung als Dienstleisterin, Moderatorin und Impulsgeberin. Zur Ausfüllung dieser verschiedenen Rollen verwendet der Fachbereich der Stadt Aachen seit 2021 cobra CRM.
Svenja Engels
Fachbereich Wirtschaft, Wissenschaft und Europa Abteilung Grundsatzangelegenheiten
„Mit cobra haben wir alle Teams eingebunden, um die unterschiedlichsten Projekte mit Unternehmen und Hochschulen abzubilden. Es findet ein wichtiger Wissenstransfer statt, der vorher in dieser Form nicht möglich war.“
Die Aufgaben der Aachener Wirtschaftsförderung sind im Laufe der Zeit stetig gewachsen und haben an Heterogenität und Vielfalt gewonnen. Mit cobra werden nun unter anderem Bereiche wie das Gewerbeflächenmanagement, die Fördermittelberatung und das Netzwerkmanagement abgebildet. Die Vernetzung der einzelnen Abteilungen innerhalb des Fachbereichs, aber auch mit anderen Fachbereichen der Stadtverwaltung wird immer wichtiger. „Deshalb wollen wir cobra weiter ausbauen“, erklärt Svenja Engels vom Fachbereich 02, Abteilung Grundsatzangelegenheiten. Schon vor dem Einsatz von cobra war die Datenlage sehr komplex, doch in den letzten Jahren ist die Informationsmenge immer größer geworden. „Unser vorheriges CRM hatte nicht jede*r Mitarbeiter*in im Einsatz, da es vor allem die Themen der Abteilung Unternehmensförderung abgedeckt hat. Mit cobra haben wir alle anderen Teams eingebunden, um die unterschiedlichsten Projekte mit Unternehmen und Hochschulen abzubilden. Es findet ein wichtiger Wissenstransfer statt, der vorher in dieser Form nicht möglich war“, so Engels. Durch die starke Aktivität in Netzwerken und auf verschiedenen Ebenen, überregional und auch innerhalb der Stadt, hat sich der Datenfluss erhöht. Dazu tragen auch die weit verzweigten Kontakte bei, auch über die Grenzen hinweg.
Ein Anwendungsbeispiel ist im Bereich des Wissens- und Technologietransfers zu nennen. Hier geht es darum, Unternehmen und Forschung in Projekten zusammenzubringen. „In cobra verwalten und koordinieren wir die Abstimmungen. Im vergangenen Jahr hatten wir zum Beispiel eine große Anzahl von Projekten zur Urban-Air-Mobilität. Dabei muss man immer im Auge behalten: Welches Unternehmen ist bereits in Aachen aktiv und welches nicht? Wer macht bei einem Projekt schon mit und wen können wir vielleicht für ein anderes gewinnen? Das schaffen wir mit CRM“, sagt Engels. „In der Kommunikation hinterlegen wir Anfragen von Unternehmen und Gespräche mit Hochschulinstituten. Die Informationen stehen den Mitarbeiter*innen dann abteilungsübergreifend zur Verfügung und ermöglich dem Fachbereich so gezielt die entsprechenden Kontakte im Rahmen des Wissens- und Technologietransfers herzustellen“.
Mehr Produktivität – mehr Effizienz cobra CRM unterstützt Anwender optimal bei der Selektion, Erstellung und dem Versand von Serienbriefen, E-Mails und Newslettern. Seit Version 2024 schöpfen cobra Kunden bei der Texterstellung zudem aus der Kreativität der Künstlichen Intelligenz.
Die verschiedenen Themenbereiche der Aachener Wirtschaftsförderung werden in cobra CRM unterschiedlich gelöst: Einige Kollegen nutzen es sehr stark für das Veranstaltungsmanagement und im Rahmen von Einladungsmanagement über Serien-Briefe. Das lässt sich nun viel besser abbilden als zuvor in Form von Excel-Tabellen und Word-Briefen“, sagt Engels. „Im Rahmen des Networking haben wir Kontakte und Projekte in einer Maske dargestellt. Was macht das Netzwerk? Darüber kann sich jeder informieren – auch wer nicht im jeweiligen Netzwerk aktiv ist. In einer Maske gibt es einen schnellen Überblick und wir erfassen zum Beispiel Arbeitsstände, Kommunikation und Kontakte, um abteilungsübergreifend zu agieren.“ Mit Blick auf die Vergangenheit geht cobra hier weit über ein reines Adressmanagement hinaus, um Ganzheitlichkeit zu schaffen. Aus diesem Grund fiel im Fachbereich die Entscheidung, keine Einschränkungen einzurichten. „So erhält jeder den vollen Überblick. Durch das Ausrollen auf andere Fachbereiche nehmen die Berechtigungen auf die cobra Datenbank eine sehr wichtige Rolle ein. Aus Datenschutzgründen setzen wir ein Berechtigungskonzept um, das auf unsere rechtlichen Vorgaben abzielt“, nennt Engels Details.
Bei der Auswahl einer geeigneten CRM-Lösung waren die Anbindung an Groupwise und die Möglichkeit des Hostings auf den Servern der Stadt wichtige Faktoren. „cobra hat durch das Angebot einer Programmierung die entsprechenden Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen geschaffen und war hier sehr flexibel“. Die Umsetzung erfolgte in Zusammenarbeit mit der regio IT GmbH, die als IT-Dienstleister die Serverumgebung und die IT-Infrastruktur bereitstellte. Das cobra CRM-Projektteam führte die Implementierung inklusive Mitarbeitendenschulung durch, die regio IT GmbH stand jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung. Mittlerweile sind über 23.000 Einträge im System, darunter Adressen, Ansprechpartner und weitere Informationen zu den einzelnen Aufgabenbereichen. Derzeit arbeiten rund 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter je nach Fachbereich in unterschiedlichem Umfang mit cobra. „Wir möchten cobra in weiteren Schritten ausbauen, indem wir weitere Fachbereiche der Stadt Aachen, wie z.B. das Citymanagement, an cobra anbinden und so einen Mehrwert generieren“, gibt Frau Engels einen Ausblick. Als zentraler Auftraggeber der Stadtverwaltung Aachen begleitet der Fachbereich Digitale Verwaltung und IT-Steuerung die Anbindung zusätzlicher Fachbereiche und greift dabei auf die bisherigen Erfolge bei der Einführung von cobra zurück.
„Ein umfangreiches DSGVO-Leistungspaket liefern wir unseren Kunden bereits seit Einführung der DSGVO im Jahr 2018 kostenlos im Standard mit“
Jürgen Litz
Geschäftsführer cobra GmbH
Stadt Aachen
Fachbereich Wirtschaft, Wissenschaft und Europa
Johannes-Paul-II.-Straße 1
52062 Aachen
www.aachen.de
Eingesetzte Lösung:
cobra CRM PRO XL
cobra CXM WEB CONNECT
cobra Dubletten Modul
Mobiles CRM
Print+PLUS
Anzahl Anwender:
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