cobra CRM PRO

Diesem Motto entsprechend wollte man bei der VGH endlich loskommen von der Sammlung der Daten an verschiedenen Stellen, wie Outlook, Excel und weiteren Datenquellen. Stattdessen sollten sie an zentraler Stelle abgelegt werden – ein CRM-System musste her. Wichtig war vor allem eine hohe Flexibilität der Software, da die VGH ganz besondere Ansprüche an ihre CRM-Lösung hatte.

Schwerpunktmäßig sollte sie im Vorstandsreferat und in der Immobilienabteilung eingesetzt werden. Daher wurde der cobra Solution Partner Fluctus IT gebeten, cobra CRM PRO bei der VGH vorzustellen, das durch seine freien Tabellen besonders anpassungsfähig ist, bei gleichzeitig gewohnt intuitiver Bedienung. Neben den inhaltlichen Lösungen mussten schließlich auch wichtige technische Anforderungen erfüllt werden.

Dabei galt es zu berücksichtigen, dass eine Citrix Terminalserverlösung im Einsatz war und zwei Schnittstellen zum Eventmanagement „eve“ und Sitzungsmanagement „Session“ erstellt werden sollten. Eine spätere mobile Nutzung über das Apple iPhone oder iPad durfte dabei für die Zukunft nicht ausgeschlossen werden.

In mehreren Präsentationen und Gesprächen wurden die Anforderungen mit den technischen Möglichkeiten abgeglichen und cobra CRM PRO erhielt den Zuschlag. Als erstes wurde ein Testszenario in den Software-Silos der Versicherung aufgebaut. In dieser geschützten Umgebung wurden der Datenbestand und die entsprechenden Ansichten aufgebaut. Es folgten die ersten Testimporte der Daten aus Outlook, Excel und anderen Datenquellen.

„Die Kommunikation und Abstimmung zwischen allen Parteien war zum Glück unproblematisch. Wir haben hier immer sehr gute Resultate erzielt“, erläutert Edgar Schmakeit, Projektleiter für die CRM Einführung bei der VGH Versicherungen. Entsprechende Schulungspakete waren schon zu Beginn des Projektes vereinbart worden.

In vernünftiger Gruppengröße wurden die Mitarbeiter an die neue Software cobra CRM PRO herangeführt, bis der Startschuss fiel. „Wir sind rundum zufrieden“, sagte Edgar Schmakeit. „Die Mitarbeiter haben sich schnell an den Umgang mit dem System gewöhnt. Die Schnittstellen funktionieren problemlos. So muss es sein.“

Besonders wichtig für die S&S ist allerdings, dass das System stabil läuft. Denn das wichtigste Instrument ist der Export der Rechnungsdaten aus cobra. Hierfür hat die Firma sich ihrer Datenbank zusätzliche Felder angelegt, wie „Seit wann Kunde“, „Probezeit“, „abweichende Rechnungsadresse“, „Post/E-Mail“ und „Bezahlbar bis“. Auch eine eindeutige Kundennummer wird jedem Teilnehmer vergeben, die übergreifend gültig ist.

Diese Informationen zusammen mit den Adressdaten werden zum 25. eines jeden Monats durch ein von der Firma S&S selbst entwickeltes Rechnungsprogramm abgerufen. Dabei weist ein ausgefülltes Feld „Probezeit“ darauf hin, dass dieser Kunde für den aktuellen Monat keine Rechnung erhalten darf, denn das Unternehmen gewährt jedem Neukunden einen Monat Probezeit. Im nächsten Monat durchläuft der Teilnehmer ganz normal den Rechnungslauf. Das vermeidet zusätzliche Arbeit, denn nun muss kein Mitarbeiter händisch all jene heraussuchen, die noch die Probezeit nutzen. Im Feld „Post/E-Mail“ wird eingetragen, in welcher Form die Rechnung ausgestellt werden soll, ganz nach den Wünschen des einzelnen.

Für den Lastschrifteneinzug werden die übrigen Daten an die Sparkasse übergeben. Dieser letzte Schritt sichert ab, dass in der ersten Woche eines Folgemonats die Gebühren eingezogen sind. „Wenn wir cobra nicht hätten, würde operativ gar nichts passieren!“, verrät Schiel. Denn wenn dieser Vorgang nicht durchlaufen werden kann, werden weder Rechnungen verschickt, noch Gebühren eingezogen. Das CRM-System bildet somit die wichtigste Zentrale im Unternehmen, auf die man sich voll und ganz verlässt.

„cobra kann noch so viel mehr, als wir derzeit nutzen! Da steckt wirklich eine ganze Menge drin im Paket“, bemerkt Schiel. Die S&S Internet Systeme GmbH hat deshalb fest vor, diese noch unbekannten Funktionen bald schon zu nutzen. Auch zusätzliche Module wie Geodata werden für die Zukunft in Betracht gezogen.