cobra CRM Software für die Wirtschaftsförderung

im Einsatz bei der WFG für den Kreis Borken

Anwenderbericht: WFG Borken setzt auf cobra Software

Die Wirtschaftsförderungsgesellschaft (WFG) für den Kreis Borken mbH ist die erste Anlaufstelle für Unternehmer und angehende Selbständige in ihrer Region. Mit dem Ziel, den Wirtschaftsstandort Borken zu stärken, berät die WFG Start-Ups bei der Unternehmensgründung ebenso wie bestehende Betriebe. Sie stärkt die Innovationskraft und entwickelt die wirtschaftsnahe Infrastruktur in der Region. Mithilfe der cobra Datenbank zur Verwaltung von Adressen, Immobilien und Veranstaltungen in Kombination mit der Dokumentenmanagement-Lösung d.3 von d.velop konnte die WFG Borken die täglichen Abläufe deutlich vereinfachen.

 

Lydia Naber
Projektleiterin Wirtschaftsförderungsgesellschaft Kreis Borken

„Der Einsatz von cobra bedeutet einen enormen Zeitvorteil für uns.
Wir tragen alle neuen Infos zu Immobilien, Veranstaltungen sowie
Änderungen von der regionalen Betriebsdatenbank in die cobra-
Datenbank ein und müssen uns um die Pflege der Homepage keine
Gedanken mehr machen.“

Entscheidung für ein CRM System

Jahrelang hatte man die Adressen und Informationen der Kunden in einer Eigenentwicklung auf Basis einer Access-Datenbank gespeichert. Diese fügte sich nicht mehr nahtlos in die gewachsene Software-Umgebung ein, immer häufiger kam es zu Systemausfällen, nicht zuletzt aufgrund der steigenden Datenmenge.

Gemeinsam mit dem externen IT-Betreuer musste man entscheiden, ob die eigene Datenbank neu programmiert wird oder ein CRM-System hinzugekauft werden soll. Da die Beloch & Franzbach GmbH, ein cobra-Partnerunternehmen, sich bereits als professionelles Beratungsteam für den Bereich der Wirtschaftsförderung in der Region etabliert hatte, entschied man sich für das junge Team aus Gronau.

 

Die Grundlage: Datenbereinigung und -transfer

Zunächst ging es darum, die etwa 30.000 Datensätze aus der Eigenentwicklung strukturiert in die cobra-Datenbank zu überführen. Waren zuvor alle Ansprechpartner eines Unternehmens einzeln aufgeführt, so können sie in der CRM-Software hierarchisch gegliedert in Haupt- und Nebenadressen verwaltet werden. Das sorgt für einen klaren Überblick mit dem Vorteil, dass eine Adressänderung nur einmal eingegeben werden muss und anschließend auf Wunsch für alle anderen Ansprechpartner übernommen werden kann.

Außerdem hatten sich in der alten Lösung eine Reihe von Dubletten gebildet. Denn wenn ein Ansprechpartner beispielsweise zunächst als arbeitssuchend registriert war, dann aber ein Start-Up-Unternehmen gründete und sich später für eine größere Immobilie interessierte, konnte es vorkommen, dass er mehrmals in der Datenbank auftauchte. Da mehrere Mitarbeiter mit dem System arbeiten, kann es schnell unübersichtlich werden, wenn nicht eindeutig ist, welches die aktuelle Adresse ist oder wo eine Kontaktnotiz hinterlegt werden soll.

cobra schafft nun einerseits durch die Strukturierung der Adressen Abhilfe, da von vornherein weniger Dubletten entstehen und sorgt andererseits durch spezielle Suchfunktionen dafür, dass doppelte Ansprechpartner schnell aufgefunden und bereinigt werden können.

Viermal jährlich versendet die WFG Borken einen E-Mail-Newsletter an über 4000 Unternehmen, Meinungsbildner, Multiplikatoren und Vertreter der Finanz- und Immobilienwirtschaft. In der cobra-Software sind die Empfänger mit einem entsprechenden Stichwort versehen und können so schnell selektiert werden. Mithilfe des cobra Serien-E-Mail-Assistenten werden die Newsletter sowie Einladungen zu Veranstaltungen ganz einfach im Corporate Design erstellt und versendet.

Dabei erhält jeder Empfänger automatisch einen Vermerk in der Kontakthistorie. Dies gilt ebenfalls für den Versand von Serienbriefen als auch Einzel- oder Standardbriefen, die über eine Formatvorlage einmal erstellt werden.

 

Perfekte Integration: clevere Schnittstellen

Im Laufe des Projekts wurde allen Beteiligten schnell klar, dass mit cobra noch viel mehr möglich ist als eine übersichtliche Adressgliederung. So gehört zum Service der WFG Borken die Vermittlung von verfügbaren Gewerbeimmobilien oder das Zusammenführen von Nachfolge- oder Kooperationspartnern. Eine regionale Betriebsdatenbank mit fast 3.000 Unternehmen aus dem Kreis Borken ist ein Online-Service der WFG. Auch diese Daten sowie die Veranstaltungen organisiert beziehungsweise bewirbt die Gesellschaft.

All diese Informationen finden Interessierte auf der Website der WFG Borken. Darum entwickelte ein externes IT-Dienstleistungsunternehmen in Zusammenarbeit mit Benjamin Beloch eine Schnittstelle zwischen cobra und den Internetseiten, die auf Basis von TYPO3 aufgebaut sind. Einmal täglich werden nun alle Änderungen automatisch ins Web übertragen. „Das bedeutet einen enormen Zeitvorteil für uns. Wir tragen alle neuen Infos zu Immobilien, Veranstaltungen sowie Änderungen in der regionalen Betriebsdatenbank in die cobra-Datenbank ein und müssen uns um die Pflege der Homepage keine Gedanken mehr machen“, erläutert Lydia Naber, Projektleiterin bei der Wirtschaftsförderungsgesellschaft.

Um auch das Archivieren und Wiederfinden von Dokumenten zu erleichtern, entwickelte d.velop-Partner efense GmbH eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem d.3. Eingehende Schriftstücke wie Förderanträge, Förderbescheide oder Rechnungen werden gescannt, verschlagwortet, dem Kunden beziehungsweise Datensatz zugeordnet und revisionssicher in d.3 abgelegt.

Ein Importdialog zeigt dabei an, an welcher Stelle das Schriftstück abgelegt werden soll und welche Felder belegt sein müssen, damit die Zuordnung in d.3 stattfinden kann.Dank der Schnittstelle kann jedes Schriftstück auch über die cobra-Datenbank schnell gefunden und aufgerufen werden. In der Kontakthistorie wird vermerkt, dass das Dokument vorhanden ist.

 

Schritt für Schritt zum Erfolg

In nur wenigen Wochen war das cobra CRM-System in allen WFG-Abteilungen eingeführt. Auch die Datenübernahme und die Strukturierung der Adressen waren zügig abgeschlossen. Für die umfangreichen Anbindungen an die Immobilien- und Kooperationsbörsen, die Veranstaltungs- und Betriebsdatenbanken sowie das DMS-System ließ man sich etwas mehr Zeit und teilte das Projekt in Teilschritte auf, um den Arbeitsfluss möglichst durchgängig zu gewährleisten.

So gewöhnten die Mitarbeiter sich nach und nach an die neuen Funktionen. In einem Jahr war das gesamte Projekt abgeschlossen. „Damit sind wir sehr zufrieden. Mit cobra konnten wir die Abläufe vereinfachen, denn nur, wenn wir selbst effizient arbeiten, kann auch der Wirtschaftsstandort Borken gestärkt werden“, sagt Lydia Naber.

 

Fazit

„Von den Möglichkeiten des cobra CRM-Systems sind wir begeistert. Wir haben längst noch nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft, aber wir arbeiten daran und lernen Tag für Tag neue Dinge dazu“, fasst Lydia Naber das Projektergebnis zusammen.

 

Das Projekt im Überblick

Betreuender cobra Partner:

 


Eingesetzte Lösung:

 


Einsatzbereich:

  • Geschäftsleitung
  • Beratungs- und Projektbereiche
  • Büromanagement