cobra CRM für Wirtschaftsförderungen

„Bevor cobra eingesetzt wurde, war unser Verwaltungsaufwand sehr viel höher – und den wollten wir verringern“, erinnert sich Anika Wetzlar, Assistentin der Geschäftsführung. Aus diesem Grund informierte man sich 2005 über geeignete Lösungen und entschied sich für die Adressmanagement-Software cobra Adress PLUS.

Da die Lösung schnell nicht mehr den Anforderungen der Wirtschaftsförderung Kreis Unna genügte, entschied man sich 2009 für einen Umstieg auf cobra CRM PLUS. „Als wir hörten, dass es eine  cobra Lösung speziell für Wirtschaftsförderungen gibt, waren wir sofort begeistert, da wir dadurch weitere Vorteile für unsere tägliche Arbeit sahen“, erklärt Wetzlar.

Der erfolgreiche Umstieg sowie die intensive Schulung aller Mitarbeiter wurde gemeinsam mit dem cobra Solution Partner AUREX aus Köln erreicht. Frau Wetzlar wurde darüber hinaus in tieferen Administrationstätigkeiten geschult und passte die Oberfläche noch einmal speziell auf die Wünsche der Wirtschaftsförderung Kreis Unna an. Erweiterungen und Anpassunn nimmt sie dabei ebenso selbstständig vor wie die Schulung weiterer Mitarbeiter.

Zentrale Aufgabe der Wirtschaftsförderung Kreis Unna ist die individuelle Betreuung und Beratung der Interessenten. Die notwendigen Informationen werden bequem in cobra abgelegt und lassen sich ohne Aufwand schnell wieder aufrufen. Neben den vollständigen Adressdaten sind vor allem sämtliche Kontakte, wie Briefe, E-Mails, Zeitungsartikel, Vermerke und Notizen hinterlegt.

Diese erlauben es, einen schnellen Überblick über den Informationsstand eines Kunden zu gewinnen, um ihn gezielt betreuen und beraten zu können. Auch lassen sich sämtliche Beratungsunterlagen und Dokumentationen als Kontakteintrag in cobra ablegen. Gleichzeitig können diese zusätzlich bei einzelnen Projekten hinterlegt werden, um auch darüber direkten Zugriff auf alle nötigen Unterlagen zu haben.

Um die Entwicklung der neu angesiedelten und geförderten Firmen zu verfolgen, setzt man ebenfalls auf cobra. In einer zusätzlichen Tabelle werden alle dafür notwendigen Informationen eines Unternehmens von den Mitarbeitern verzeichnet, dazu gehört neben der Anzahl der Mitarbeiter sowie Auszubildenden der Umsatz und die Anzahl gesicherter Arbeitsplätze und freier Arbeitsplätze. Sortiert werden die Daten nach den jeweiligen Jahren, so dass schnell die Entwicklung abgelesen werden kann. So ist sofort klar, wo Unterstützung noch nötig ist und wie sich die geförderten Unternehmen entwickeln.

Die Sortierung der Adressen erfolgt bei der Wirtschaftsförderung Unna über verschiedene Arten, z. B. über die Symbole. So sehen alle Mitarbeiter auf den ersten Blick, ob es sich um ein Unternehmen, einen Existenzgründer oder eine öffentliche Einrichtung handelt.

„Wichtiger ist allerdings die Ordnung nach Städten und Gemeinden im Kreis Unna“, weiß Wetzlar. Um bestimmte Adressen den jeweiligen Projekten zuzuordnen, werden diese mit entsprechenden Stichworten in cobra versehen. Die Stichwörter lassen sich individuell anlegen und ganz nach den eigenen Kriterien an die passenden Datensätze vergeben. Auf diese Weise ist in wenigen Schritten ermittelt, welche Kunden welcher Abteilung der Wirtschaftsförderung und welchem Projekt zugeordnet sind.

Projekte sind beispielsweise die Vermarktung bestimmter Gewerbegebiete, die für mehrere Mitarbeiter interessant sein könnten. Diese werden in eigenen, selbst definierten Tabellen in cobra verwaltet, dort lassen sie sich problemlos anlegen und bearbeiten – auch die Verknüpfung mit passenden Datensätzen ist schnell geschaffen. Auf einem Blick werden so wichtige Daten und Zusammenhänge zwischen den Adressdatensätzen sichtbar, wie z. B. die Hierarchien oder Adressverknüpfungen.

Insbesondere E-Mail- und Brief-Marketing wird intensiv betrieben – auch dafür stellt cobra ideale Tools zur Verfügung. Geschäftsbriefe lassen sich bequem über einen Assistenten erstellen und direkt über cobra ausgeben. Die Vorlagen kann der Administrator ablegen und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen, so dass das Layout der Geschäftsbriefe der Wirtschaftsförderung einheitlich bleibt und die Mitarbeiter lediglich ihre Texte in die Vorlagen ergänzen müssen. Der integrierte Serienbrief- und Serien-E-Mail-Assistent erlaubt es zudem, diese mit personalisierter Anrede an einen ausgewählten Kunden- oder Interessentenkreis zu versenden. Dieser wird jeweils selektiert, meist über eine Recherche nach den individuellen Stichworten.

Auch die zahlreichen Veranstaltungen der Wirtschaftsförderung Kreis Unna werden in cobra geplant und organisiert. Über entsprechende Selektionsmöglichkeiten wird die gewünschte Zielgruppe für eine Einladung ermittelt, diese zugesandt und der Datensatz anschließend dem Event zugeordnet. Über ein Feld „Teilnahme“ ist im Handumdrehen ermittelt, wer tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen hat, denn es werden zwar alle eingeladenen Personen der Veranstaltung zugeordnet, aber nur diejenigen, die im entsprechenden Feld ein Häkchen aufweisen, haben auch teilgenommen.

Dadurch können tatsächliche Teilnehmer und an dem Thema interessierte Unternehmen/Institutionen schnell festgestellt werden. Diesen können nach der Veranstaltung das Protokoll oder eventuell vorgestellte Folien des Events zur Verfügung gestellt werden. Gleichzeitig wird ein Überblick über potenzielle Interessenten für nachfolgende Veranstaltungen sichtbar. „Früher hätte das sehr viel größeren Aufwand bedeutet“, erinnert sich Wetzlar.

Die Wirtschaftsförderung Kreis Unna ist sehr froh über ihr cobra – es erlaubt ein effizientes und genaues Arbeiten mit schnellen Ergebnissen, die eine zeitnahe Reaktion erlauben und auch viele Prozesse angenehmer gestaltet.

„Dank der cobra Software und der optimalen Anpassung auf unsere Bedürfnisse durch die AUREX GmbH hat sich der Arbeitsaufwand deutlich verringert, statt mehr zu werden. Das erlaubt uns, mehr Zeit für den Einzelnen zu haben, um jeden entsprechend seiner Vorstellungen und Ziele zu beraten“, freut sich Wetzlar.