Datenschutz in cobra CRM

Den Datenschutz im Griff mit cobra CRM

Die Komplexität der DSGVO überfordert viele Unternehmen.
Hier finden Sie kompakt alles Wichtige zu den zentralen Absätzen 12-16

 

Das Recht auf transparente Informationen

Die Informationspflicht des Verantwortlichen

Informationspflicht, wenn Daten nicht beim Betroffenen erhoben werden

Auskunftsrecht

Recht auf Berichtigung

Wichtiger Hinweis:
Die DSGVO besteht aus 99 Artikeln. Wir haben die aus unserer Sicht relevanten für Sie ausgesucht und vereinfacht.
Unsere Angaben sind deshalb ohne Gewähr von Richtigkeit und Vollständigkeit und sind nicht rechtsverbindlich.
Sie dienen vor allem der Verdeutlichung der Umsetzung der DSGVO Regelungen in das cobra System.

§ 12 Das Recht auf transparente Informationen

Artikel 12 bedeutet für Sie, dass Sie den Umfang, den Zweck sowie die Speicherdauer personenbezogener Daten konsequent hinterlegen müssen, so dass Sie jederzeit darüber informieren können (= Dokumentationspflicht).

 
Artikel 12.1 der DSGVO und die rechtssichere Umsetzung in cobra

§ 12.1 Informationen zu jeder Zeit

Jederzeit auskunftsfähig

Artikel 12, Absatz 1, bedeutet in vereinfachter Form für Sie, dass Sie jederzeit in der Lage sein müssen, einer Person alle personenbezogenen Daten - schriftlich oder elektronisch - übermitteln zu können. Das beinhaltet auch alle Informationen über die Datenverarbeitung.

§ 12.1 in der Praxis umgesetzt:

  1. Person in Adresstabelle finden und auswählen.
  2. cobra Datenschutz auswählen und
  3. alle personenbezogenen Daten auf einen Blick erhalten.
  4. Entscheiden, was die Ausgabe an den Betroffenen enthalten soll und
  5. diese Auswahl ausgeben.
  6. Ausgabe als PDF oder CSV anweisen.

Versenden der Auskunft per Mail oder per Brief.

 
 
Artikel 12.2 der DSGVO und die rechtssichere Umsetzung in cobra

§ 12.2 Auskunftsverweigerung

nur bei berechtigten Zweifeln

Artikel 12, Absatz 2, bedeutet in vereinfachter Form für Sie, dass Sie bei personenbezogenen Daten nur dann die Übermittlung verweigern dürfen, wenn Sie die betroffene Person glaubhaft nicht identifizieren können.

§ 12.2 in der Praxis umgesetzt

  1. cobra Datenschutz auswählen.
  2. Nach personenbezogenen Daten suchen.
  3. Suchkriterien eingeben, die die betroffene Person eindeutig identifizieren (alternativ Suche in allen relevanten Tabellen, falls das Suchkriterium kein personenbezogenes Datum ist).
  4. Leeres Suchergebnis zeigt, dass die betroffene Person in cobra nicht zu identifizieren ist.
 

 

 
Artikel 12.3 der DSGVO und die rechtssichere Umsetzung in cobra

§ 12.3 Pünktliche Information

Artikel 12, Absatz 3, bedeutet in vereinfachter Form für Sie, dass Sie die betroffene Person über die  Maßnahmen innerhalb eines Monats informieren müssen. Ist eine Fristverlängerung notwendig, muss das Unternehmen die betroffene Person darüber aufklären. Wenn Sie die Anfrage per E-Mail o.ä. bekommen haben, müssen Sie übrigens auch auf elektronischem Weg informieren und nicht per Brief.

§ 12.3 in der Praxis umgesetzt:

  1. Person in Adresstabelle finden und auswählen.
  2. cobra „Ausgabe“ auswählen und
  3. entweder einen Einzelbrief mit Vorlage erstellen oder
  4. eine Email mit Vorlage versenden.

    In cobra CRM kann zu jedem genannten Zweck einmalig eine rechtskonforme Vorlage erstellt werden, die dann nur noch ausgewählt und verschickt werden muss.

     

     

     
    Artikel 12.4 der DSGVO und die rechtssichere Umsetzung in cobra

    § 12.4 Information über Klagemöglichkeiten

    Artikel 12, Absatz 4, bedeutet in vereinfachter Form für Sie, dass Sie nach einer Anfrage - falls Verzögerungen auftreten - die betroffene Person innerhalb eines Monats über die Gründe der Verzögerung aufklären müssen und darüber, dass die betroffene Person die Möglichkeit hat bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen oder vor Gericht zu klagen.

    § 12.4 in der Praxis umgesetzt

    1. Person in Adresstabelle finden und auswählen.
    2. cobra „Ausgabe“ auswählen und
    3. entweder einen Einzelbrief mit Vorlage erstellen oder
    4. eine Email mit Vorlage versenden.

    In cobra CRM kann zu jedem genannten Zweck einmalig eine rechtskonforme Vorlage erstellt werden, die dann nur noch ausgewählt und verschickt werden muss.

     

     

     

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