Datenschutz 2018

Jetzt Kundenbeziehungsmanagement rechtskonform mit DSGVO gestalten!

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cobra CRM Version 2018: DATENSCHUTZ-ready

für Ihre Absicherung in Sachen Datenschutz und EU-DSGVO

 

cobra CRM bietet maximale Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Datenstruktur und damit vielfältige Möglichkeiten, um den Grundsätzen der EU-DSGVO gerecht zu werden. Die nächste cobra Software-Generation steht bereits in den Startlöchern:

Mit cobra 2018 „DATENSCHUTZ-ready“ dürfen Sie sich auf zahlreiche Datenschutz Komfortfunktionen freuen, die Ihr CRM System in Sachen EU-DSGVO gezielt unterstützen und so vor drohenden Bußgeldern schützen.

Durch die enge Zusammenarbeit mit IT-Fachanwälten profitieren Sie bei CRM Software und Beratung von maximaler Kompetenz im Datenschutz 2018.

Insbesondere die Einhaltung der Datenschutz Grundsätze und die Umsetzung der Betroffenenrechte erfordern Anpassungen Ihrer internen Prozesse und Ihres CRM Systems. Wir sind bestens auf die Fragen und Anforderungen unserer Kunden vorbereitet!

Die Software wurde zudem in einem monatelangen Prozess geprüft und als geprüfte Software zur Umsetzung der Vorgaben der EU-DSGVO ausgezeichnet.

geprüfte Software zur Umsetzung der EU-DSGVO

Die Basis: Konfiguration und Kennzeichnung

Um personenbezogene Daten bearbeiten zu können, ist es wichtig vorab zu analysieren, wo diese gespeichert sind. Dann können sie als personenbezogen gekennzeichnet und konfiguriert werden. Neben der reinen Information was PBD sind, spielen auch die Quellen und der Verwendungszweck eine wichtige Rolle. Es muss dokumentiert werden woher die Adresse stammt und für welche Verarbeitung im Unternehmen eine Erlaubnis vorliegt.

 
  • Definition:

    Was sind personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen? cobra unterstützt hier mit einem Assistenten für Festlegung und Konfiguration der personenbezogener Daten.
  • Abfrage von Quellinformationen:

    Woher kommen die personenbezogenen Daten?
    Wer ist zuständig für Erfassung von Daten?
    Wer ist zuständig für Auskunfts- und Löschanfragen?
  • Rollen- und Rechtekonzept:

    Festlegung der Berechtigten für die Verwaltung der personenbezogenen Daten.
 
 

Recht auf Auskunft

In Kapitel 3 (Art.12-23) der DSGVO sind die Rechte der Betroffenen genau definiert. Mit cobra 2018 können Sie diesen Rechten entsprechen.

Recht auf Auskunft ist in der DSGVO festgelegt

 

  1. Welche personenbezogenen Daten haben Sie über mich gespeichert?

  2. Wofür haben Sie diese Daten gespeichert?

  3. Wie lange werden die Daten gespeichert?
 

Umsetzung des Auskunftsrechts in cobra

 

Mit cobra 2018 DATENSCHUTZ-ready sind Sie in der Lage, dem Recht auf Auskunft zu entsprechen und die Personenbezogenen Daten auf Knopfdruck auszugeben.

Im Falle einer Auskunftsanfrage können Sie die entsprechende Adresse markieren und über wenige Schritte die vorher definierten PBD ausgeben.

 

Recht auf Löschung

In Art. 17 der DSGVO ist das Recht der Betroffenen auf Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden“) geregelt.

Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten

 

 

 

Ich möchte, dass Sie meine Daten löschen!

 

Umsetzung der Löschung in cobra

 

Durch die vorherige Konfiguration personenbezogenen Daten kann man nun über das CRM diese einfach zur passenden Person filtern und über den Auswahl Assistenten löschen.

Zur Löschung vorgesehene Datensätze können sofort oder auch zeitlich versetzt gelöscht werden. Es muss im Vorfeld geprüft werden, ob eventuell Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind!

Nach der Löschung können Sperrvermerke gesetzt und Adressen auf eine Sperrliste gesetzt werden, um einen widerholten Import der Adresse zu verhindern.

Durch die Aktivierung eines Löschplans können Daten zeitlich gesteuert, ggf. auch automatisiert, gelöscht werden. Zum Beispiel nachdem der Verwendungszweck erloschen ist.

 

Weitergabe von personenbezogenen Daten

In Kapitel 5 (Art.44-50) der DSGVO ist die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer geregelt.

Recht auf Auskunft ist in der DSGVO festgelegt

 

 

Geben Sie meine Daten an einen Dienstleister weiter?

Umsetzung der Weitergabe in cobra

 

Oft müssen personenbezogene Daten an Dienstleister weitergegeben werden. Laut der DSGVO ist man verpflichtet, dies im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung zu regeln.

Mit cobra CRM kann protokolliert werden wer wann Daten weitergeleitet hat und was das Ziel dieser Weiterleitung ist, z. B. für einen postalischen Versand.

Außerdem kann bei jeder Adresse ein Verarbeitungszweck hinterlegt werden. Der Verarbeitungszweck wird in einer zusätzlichen Tabelle gepflegt, hier kann die Dauer und der Grund bei jeder Adresse einzeln hinterlegt werden.

 

cobra WEB PRO – das Zusatzmodul als optimale Ergänzung

Intelligente Tools für Ihr Kundenportal, Download-Center und Aboverwaltung von Newslettern. Rechtskonformes Double-Opt-in inklusive.

 
cobra WEB PRO - das Datenschutz Zusatzmodul
  • Web-Frontend zum Publizieren von Online-Formularen und Erstellen eines Download-Bereichs
  • Verwaltung von Newsletter-Abos und Download-Inhalten
  • Dokumentation der Double Opt-ins und Downloads
  • Komfortable Recherche-Möglichkeiten über Abos
 

„Neben den weitreichenden Möglichkeiten der Dokumentation von Einwilligungen – z. B. über die cobra Kontakthistorie oder über spezielle Datenbankfelder – bietet cobra mit Version 2018 optional ein professionelles Datenschutz-Modul an.

Newsletterabo-, Download- und Stammdatenverwaltung werden mit diesem Modul rechtskonform, transparent und komfortabel gelöst.

Der Einwilligungsprozess erfolgt automatisiert über ein auf Ihren Webseiten integrierbares Web-Frontend. Dort registrieren sich Ihre Interessenten zum gezielten Download von Informationen oder der Bestellung Ihrer Newsletter.

Nach der Einwilligung erhält der Betroffene eine Bestätigungsmail mit Bestätigungslink, um den Vorgang abzuschließen. Sowohl die Bestellung mit Einwilligung als auch das Abmelden von Newslettern wird dokumentiert und ist in cobra jederzeit selektier- und auswertbar.“

 
Udo Sum, Leiter cobra Projekt- und Serviceteam

Udo Sum
Leiter cobra Projekt- und Serviceteam