Datenschutz beim Kontaktformular: so viel wie nötig, so wenig wie möglich

Kontaktformulare gehören zum guten Ton kommunikationsoffener Unternehmen. Sie ermöglichen Besuchern von Websites, sich schnell und einfach mit den Betreibern auszutauschen, und stehen einer Homepage besser als simple Auflistungen von E-Mail-Adressen. Gleichzeitig stellen sie ihre Ersteller vor rechtliche Herausforderungen.

Vorsicht beim Kontaktformular-Datenschutz

Inhaber von Websites müssen jede Erhebung von Daten, auch bei Kontaktformularen, mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Einklang bringen. Sie schützt die Privatsphäre von Menschen online, indem sie die Erfassung personenbezogener Informationen reglementiert. Kein seriöses und kundenfreundliches Business würde behaupten, dass ein solches Gesetz in Zeiten von Facebook nicht seine Daseinsberechtigung besitzt. Dennoch stellt es viele Internetseitenbetreiber vor Herausforderungen, wobei die Nichtbewältigung zu saftigen Bußgeldern führt. Speziell beim Kontaktformular-Datenschutz müssen die Träger der Seite achtgeben, denn sie sammeln Fakten, mit denen Dritte die User eindeutig identifizieren können.

 

Keine Daten ohne Grund

Maßgebliches Prinzip beim Kontaktformular-Datenschutz bleibt die minimale Erfassung von Informationen. Hierbei gilt: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Doch was erweist sich als notwendig? Das kommt auf den Zweck an, den die Datenerhebung erfüllen soll. Datenschutz beim Kontaktformular bedeutet, die Abfrage dem User gegenüber zu begründen. Geht es beispielsweise um eine bloße Anfrage bezüglich eines Sachverhaltes, benötigen Betreiber keine Telefonnummern. Und wenn doch, dann müssen sie dies ausreichend rechtfertigen. Grundsätzlich können Nutzer auch mehr mitteilen, solange Markierungen, wie Asteriske, klar kennzeichnen, welche Angaben freiwillig und welche Pflicht sind.

Datenschutz beim Kontaktformular auch wirklich großschreiben

Kontaktformulare müssen zwingend den Hinweis der Datenschutzkonformität aufweisen. Er gehört gut platziert auf die Internetseite und muss offensichtlich Bezug zum Formular nehmen. Zwar können die Website-Betreiber für ihr Kontaktformular das Muster der DSGVO nutzen, doch müssen sie es bezüglich der erhobenen Fakten und ihres Verwendungszwecks anpassen. Um sicherzugehen, dass Anfragende der Erhebung auch zustimmen, sollten die Ersteller am Ende des Kontaktformulars eine Checkbox einfügen, durch die Nutzer mittels Anklicken ihr Einverständnis signalisieren. Daneben sollte dann auch ein erklärender Text der Einwilligungsbestätigung mit dazugehöriger Widerrufsbelehrung des Users stehen.

 

SSL – Grauzone beim Kontaktformular-Datenschutz

Betrachten User die URL in ihrem Browser, sehen sie im Idealfall am Anfang des Links ein „https“ stehen. Seiten, die ein solches Akronym aufweisen, nutzen für den Datenaustausch SSL-verschlüsselte Kanäle, was die Sicherheit der Kommunikation drastisch erhöht. Zwar besteht noch nicht Einigkeit darüber, ob die DSGVO zu einer solchen Codierung verpflichtet. Dennoch stellt sich die Nutzung von SSL als imagefördernd heraus, da Firmen zeigen, dass ihnen die Privatsphäre ihrer Kunden am Herzen liegt. Weiterhin stehen sie so auf der rechtlich sicheren Seite und damit abseits möglicher Bußgelder.

 

Was am Ende nicht bleibt

Aus dem Prinzip der Zweckgebundenheit der Datenerhebung ergibt sich auch der letzte Schritt, denn mit dem Abschluss der Kommunikation verfällt auch der Grund der Informationsspeicherung. Kontaktformular-Datenschutz beinhaltet dementsprechend auch die Löschung der Informationen nach Beendigung des Austauschs. Auch hierfür sollten die Website-Ersteller einen entsprechenden Hinweis im Kontaktformular platzieren. So gehen sie sicher, den Datenschutz beim Kontaktformular zu gewährleisten, und bauen Vertrauen bei Usern auf, die wissen, dass die Betreiber ihre Sicherheit ernst nehmen.