Dokumentenablage: Fünf Tipps für mehr Ordnung

 

Analoge Dokumenttabellen gehören schon längst der Vergangenheit an – cobra CRM-Systeme arbeiten mit integrierter Dokumentenverwaltung. Gut ausgerichtet bietet dieses Tool ein hohes Maß an Zeit- und Arbeitsersparnis. Mit diesen fünf Tipps gelingt die richtige Einstellung Ihrer Dokumentenkartei.

Tipp 1: Jedem Kontakt seine Dokumente

Einzelnen Datentabellen in cobra CRM-Systemen können Sie beliebig viele Dokumentenfelder zuordnen. Anstatt Dokumente in Tabellen zu sortieren, empfiehlt es sich, diese gleich den jeweiligen Kontakten zuzuordnen. Um zu garantieren, dass alle wichtigen Dokumente eines Kontakts gesammelt und leicht auffindbar bereitliegen, besteht die Möglichkeit, einem Kontakt auch ganze Ordner anzuhängen. Bei Fragen zum Thema helfen die FAQ. Auch innerhalb von cobra erstellte Dokumente wie Serienbriefe lassen sich nach Wunsch mit den Kontakten verknüpfen. An dieser Stelle bleibt es eine Frage der individuellen Präferenz, ob dies in jedem Fall ganz automatisch, auf Nachfrage mit Bestätigung des Nutzers, oder doch gar nie geschehen soll.

 

Tipp 2: Einschlagende Worte

Klar definierte und thematisch passende Schlagwörter helfen immens dabei, Dokumente später wieder aufzufinden. Deshalb sollten Sie schon vor dem Einrichten der Dokumentenverwaltung die Vergabe dieser Keywords sinnvoll und sorgfältig planen. Unter der Schaltfläche Vorschlag bietet cobra Ihnen bereits vorkonfigurierte Stichworte. Dabei können Sie jedes Dokument, jeden Ordner und jeden Kontakt mit beliebig vielen Schlagwörtern versehen, die dann zusätzlich einen Teil des Verzeichnispfades bildet, unter dem cobra Dokumente speichert. Verwenden Sie die obere Suchzeile zum gezielten Finden von Daten. Außerdem stehen Ihnen die gewohnten Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

Tipp 3: Alles perfekt eingestellt

Legen Sie ein Stammverzeichnis an, zu welchem alle Benutzer des cobra CRM-Systems Zugriff erhalten, um größtmögliche Einheitlichkeit im gesamten Betrieb zu gewährleisten. Anwender dürfen Dokumente schreiben, lesen, löschen und in Ordner sortieren – die Dokumentenverwaltung legt diese automatisch dort ab. Durch die Einstellung des Verzeichnisses erstellt cobra Verweise auf die Pfade der Dateien und teilt diese den Kontakten zu. Solche Ablegepfade baut das System immer auf die gleiche Weise auf, die Sie vorher in den Einstellungen selbst bestimmen können.

 

Tipp 4: Dokumentübernahme leicht gemacht

Abgespeicherte Dokumente auf älteren cobra Versionen können Sie mit Hilfe eines Assistenten zur Dokumentübernahme in die aktuelle Ausführung transferieren. Beim erstmaligen Aufruf der Dokumentenverwaltungseinrichtung startet dieses Tool automatisch, sobald es Dateien aus einer alten Dokumentenverwaltung gefunden hat. Erstellen Sie ein neues Verzeichnis und denken Sie anschließend daran, die entsprechenden Einstellungen für die Dokumentenablage vorzunehmen. Nach der Übergabe finden Sie die Dokumente im gleichen zugewiesenen Dateisystem. Auch externe, aber mit cobra kompatible Programme zur Datenspeicherung und -verarbeitung lassen einen reibungslosen Dokumententransfer zu.

 

Tipp 5: Vom Suchen und Finden

Ohne eine korrekt eingestellte Suchfunktion nützen natürlich auch die besten Speichermethoden nichts. cobra CRM-Systeme bieten dazu eine feinjustierbare Suchmaske: Fügen Sie eigene Suchkriterien hinzu und bestimmen Sie die Orte, an denen das Programm die benötigten Dokumente filtern soll. Neben Schlagwörtern lassen sich Dokumente auch nach ihrer Art, Benennung oder dem zugeordneten Kontakt erheben. Zusätzlich können Sie die verschiedenen Suchen speichern, benennen und für andere Anwender zugänglich machen. So besteht für jeden im Betrieb die Möglichkeit, mit den gleichen Kriterien nach Dokumenten zu fahnden.

Genauere Informationen zur Dokumentenverwaltung in cobra CRM 2020 finden Sie im dazugehörigen Handbuch ab Seite 191.

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