Eventmanagement – Entspannt durch gute Organisation

 

Location, Catering, Technik, Einladungen… die Planung eines Events entwickelt sich schnell zur großen Anstrengung. So muss es nicht sein. Eventmanagement durch softwaregestützte Veranstaltungsplanung erleichtert den Prozess und ermöglicht Ihnen ein Event ganz nach Ihren Vorstellungen.

Guter Überblick für alle

Eventmanagement-Softwares, angeschlossen an ein CRM-System, bieten viele Vorteile. Mit am wichtigsten ist dabei der Aspekt der Zentralisierung. Alle relevanten Informationen und Prozesse bezüglich des Events finden Mitarbeiter an nur einem Ort. So reduziert sich nicht nur die Anzahl der Missverständnisse, sondern auch der Aufwand bei der Aufgabenverteilung. In einer vorgefertigten Maske tragen Sie dazu die wichtigsten Daten des jeweiligen Events zusammen: Name, Kategorie, Termin, Ort, Dauer, Programm. Ihre Mitarbeiter sind nun in der Lage, auf sämtliche Infos zuzugreifen, was das Eventmanagement für alle Beteiligten deutlich erleichtert.

 

Klare Ansagen

Nun, da Ihre Mitarbeiter von dem Event wissen, besteht die Möglichkeit, ihnen über die Eventmanagement-Software gezielt Aufgaben zuzuweisen. Dabei zeigt sich erneut ein Vorteil in der zentralen Sammlung aller Daten. So hat jeder Mitarbeiter Einsicht in den aktuellen Status seiner Aufgabenbereiche und zusätzlich in den Fortschritt aller Kollegen. Durch eine einfache Filtersuche behalten auch Sie den Überblick, welche Segmente auf welchem Stand sind, und können jederzeit zweckgerichtet in das Eventmanagement eingreifen. Visuelle Hilfen wie zum Beispiel eine Timeline unterstützen die Planung zusätzlich. Vor allem die Einhaltung von Fristen bleibt so gewährleistet.

Kontrolle behalten

Als Ausrichter des Events und Einrichter der Eventmanagement-Software liegt es trotz vieler Freiheiten für die Mitarbeiter an Ihnen, klare Strukturen zu schaffen. Es erweist sich als unerlässlich, einen Rahmen vorzugeben, an dem sich alle an der Planung Beteiligten orientieren können. Darunter fallen zum Beispiel Beginn und Ende des Events, Eckdaten der Location oder die geplante Teilnehmerzahl. Auch empfiehlt es sich, den ungefähren Programmablauf, vom Empfang über die Begrüßung bis hin zur Verabschiedung, bereits vorzugeben und zur Orientierung für alle einsehbar zu machen. Nach diesen vorbereitenden Maßnahmen behalten Sie außerdem während des Planungsprozesses durch die Zentralisierung aller Informationen die volle Kontrolle.

 

Ihr Event: Einfach einladend

Zielgruppenselektion und das Verschicken von Einladungen mit gängigen Programmen wie Excel erweisen sich schnell als unübersichtlich und oft sogar als unmögliche Aufgaben. Eine in der Eventmanagement-Software integrierte Lösung für Einladungsmanagement erleichtert diese ungemein. Die Auswahl der korrekten Zielgruppe, Einladungen und Erinnerungen erledigt das cobra Zusatzmodul eventManager selbstständig und Fehler wie Dopplungen oder vergessene Interessenten gehören der Vergangenheit an. Außerdem besteht die Möglichkeit, einen Registrierungsprozess anzukoppeln. So vereinfachen Sie nicht nur die Anmeldung für die Besucher Ihres Events, sondern sichern sich auch in Sachen Datenschutz ab. Während einsehbare Excel-Listen mit Daten möglicher Teilnehmer rechtlich eher fragwürdig erscheinen, arbeitet der CRM-unterstützte eventManager nach den neusten Datenschutzrichtlinien.

Zeit ist Geld, auch im Eventmanagement

Durch diese erheblichen Vereinfachungen sparen Sie vor allem eins: Zeit. Aber auch den Kostenfaktor sollte der Ausrichter eines Events nicht vernachlässigen. Durch Optimierung von Eventmanagement-Prozessen nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit anderweitig. Außerdem bietet sich durch Analyse die Möglichkeit, größeren Profit aus dem Event zu schlagen. Aufgrund von effizienterer und zielgerichteter Vermarktung, Teilnehmerakquise und Verbesserung jedes Arbeitsschrittes vermindern sich Ausgaben bei gleichzeitiger Erhöhung der Einnahmen. So schont die Nutzung einer auf CRM basierenden Eventmanagement-Software von cobra nicht nur Ihre Nerven, sondern wirkt sich auch positiv auf Ihre Finanzen aus.