cobra CRM PLUS und Eventmanager

im Einsatz bei der Hessischen Landesvertretung in Berlin

Anwenderbericht: Veranstaltungen optimiert

Die Hessische Landesvertretung Berlin versteht sich als Sprachrohr, Botschafter und Koordinator, um die Interessen des Landes Hessen gegenüber dem Bund zu wahren. Gleichzeitig ist die Landesvertretung mit zahlreichen und vielfältigen Veranstaltungen die Visitenkarte Hessens in der Bundeshauptstadt. Das erforderliche Veranstaltungsmanagement für die rund 3 Veranstaltungen pro Woche wickelt das Team komplett mit cobra ab.

 

Jutta Kehrer
Pressesprecherin Hessische Landesvertretung Berlin

„Mit cobra haben wir nicht nur die  interne Abwicklung unserer Veranstaltungen maßgeblich optimiert; auch unsere Veranstaltungen selbst bekommen mit cobra von Anfang an ein eine sehr persönliche Atmosphäre.“

Der steinige Weg der vielen Listen

Was bei vielen Unternehmen noch immer vor Veranstaltungen ansteht, war auch bei der Hessischen Landesvertretung vor der Einführung von cobra eine gängige und gleichermaßen ungeliebte Praxis. Alle betreffenden Referate lieferten unterschiedliche Listen mit den Personen, die eingeladen werden sollten.

Die Herausforderung für das Team Eventmanagement: das Zusammenführen der Adressen in eine dublettenfreie und einheitliche Adress-Basis für die Aussendung der Einladung. Der Weg von der Adressliste führte weiter über die Erstellung des Serienbriefs, dem Versand und der darauf folgenden Verteilung verschiedenster spezifischer Aufgaben im Team wie beispielsweise die Kontrolle der Teilnahmebestätigungen und der daraus resultierenden Teilnehmerzahlen.

„Schon bei einer einzigen Veranstaltung sind das Aufgaben, die systematisch, konzentriert und gut organisiert erledigt werden müssen. In unserem Fall laufen oft mehrere Veranstaltungen parallel. Eine optimale Softwareunterstützung, die genau auf unsere Bedürfnisse abgestimmt sein musste, sollte unser Eventmanagement maßgeblich unterstützen und vereinfachen“, so Pressesprecherin Jutta Kehrer.

 

Der Barcode bringt den Stein ins Rollen

Die cobra GmbH aus Konstanz war der Hessischen Landesvertretung nicht gänzlich unbekannt. Denn dem Kontakt zu cobra Partner astendo aus Berlin war zunächst eine Empfehlung durch eine ähnliche Organisation vorausgegangen. Die Idee, einen Barcode als zentrales Element im kompletten Veranstaltungsmanagement einzusetzen, brachte das Projekt aber erst ins Rollen und erntete Begeisterung bei den beteiligten Mitarbeitern.

„Unser cobra Zusatztool für Veranstaltungen versieht jede Adresse mit einem Barcode. Dieser ist bereits auf der aus cobra ausgegebenen Adressliste, die an die Referate zur Auswahl der geladenen Gäste gegeben wird, aufgedruckt. Die zentrale Stelle führt die Adressen dann ganz einfach über das Scannen der Barcodes zusammen“, sagt Andreas Müller, Geschäftsführer des cobra Partnerunternehmens astendo.

Das Suchen und Markieren in der Adressbasis und das Identifizieren von Dubletten entfällt damit komplett und schafft eine echte Zeitersparnis für das bearbeitende Team. Das Erstellen von Einladungsbriefen und E-Mails geht in cobra leicht von der Hand. Denn das vorgeschriebene Layout, die Formatierung der Adress- und Seriendruckfelder sind als Vorlagen per Klick zum Druck bereit.

Selbstverständlich inklusive des Barcodes, der zur einfachen Registrierung von Anmeldungen, Absagen und Rückläufern genutzt wird. Anmeldungen aufgrund von E-Mail-Einladungen werden sogar direkt vom Webserver im System übernommen; also ganz automatisch.

Zu jedem Event kann das Team Aufgaben in den spezifischen Veranstaltungskalender aufnehmen. Diese können in einem Zeitstrahl dort auch chronologisch abgebildet werden. Damit also übersichtliche Planungshilfe und Checkliste in einem. Die Aufgaben werden an bestimmte Personen oder Teams über die Software zugewiesen. Komplexere Aufgaben können mit den cobra-Kampagnen verknüpft werden, die für eine systematische Bearbeitung des Workflows sorgen.

 
 

Ein Klick zum Überblick

Da sowohl Einladung, Anmeldung, Absage und Teilnehmerzahl direkt bei der Adresse in einer Zusatztabelle erfasst wird, bringt ein Blick in cobra die notwendige Transparenz in den kompletten Vorgang und ermöglicht die unkomplizierte Ausgabe von Teilnehmerlisten und aktuellen Teilnehmerzahlen.

 

Keine Veranstaltung ohne Barcode

Selbstverständlich werden die Teilnahmebestätigungen und Einladungskarten ebenfalls direkt aus cobra erstellt. Und auch hier spielt der Einsatz des Barcodes wieder eine zentrale Rolle. „Unsere Mitarbeiter am Einlass der Veranstaltung scannen den Barcode auf den Eintrittskarten ein.

So wissen wir genau, wer an der Veranstaltung tatsächlich anwesend war. Außerdem zeigt ein Monitor den Mitarbeitern direkt am Eingang den Namen des Gastes an. Das heißt wir können jeden Teilnehmer ganz persönlich begrüßen“, bemerkt Jutta Kehrer sichtlich stolz auf die Ergebnisse, die mit cobra in so kurzer Zeit realisiert werden konnten.

 

Klarer Vorteil:

Das Arbeiten mit cobra in Verbindung mit Barcodes ist eine individuelle Lösung, die perfekt mit den internen Abläufen der Organisation harmoniert. Zusätzlich gibt es inzwischen ein mobiles Schulungsbüro.

Acht Laptops können jederzeit und überall zu Schulungen von Mitarbeitern eingesetzt werden. Die kostenintensive Buchung von EDV-Räumen entfällt damit. Das spart Kosten und erhöht die Flexibilität.

 

Das Projekt im Überblick

Betreuender cobra Partner:

 


Eingesetzte Lösung:

 


Einsatzbereich:

  • Veranstaltungsmanagement