cobra CRM PLUS und Mobile CRM

im Einsatz beim Haus der kleinen Forscher

Anwenderbericht: Initiative für Bildung von Kindern

Die gemeinnützige Stiftung „Haus der kleinen Forscher" engagiert sich mit einer bundesweiten Initiative für die Bildung von Kindern im Kita- und Grundschulalter in den Bereichen Naturwissenschaften, Mathematik und Technik. Sie unterstützt mit ihren Angeboten pädagogische Fach- und Lehrkräfte dabei, Mädchen und Jungen bei ihrer Entdeckungsreise durch den Alltag zu begleiten. Partner der Stiftung sind die Helmholtz-Gemeinschaft, die Siemens Stiftung, die Dietmar Hopp Stiftung, die Deutsche Telekom Stiftung und die Autostadt in Wolfsburg. Gefördert wird sie vom Bundesministerium für Bildung und Forschung.

 

Kecia Heubaum
Netzwerkreferentin Stiftung „Haus der kleinen Forscher“

„Mit der mobilen CRM-Lösung sparen wir erheblich Zeit und die Termine vor Ort sind effektiver geworden. Wir sind besser vorbereitet und können sofort aktiv werden, ohne die Informationen erst von A nach B tragen zu müssen“.

Datenpflege und Netzwerkbetreuung per BlackBerry und iPhone

Ein Großteil der Arbeit spielt sich für viele der Mitarbeiter im ganzen Bundesgebiet ab. Darum hat die Stiftung 55 Lizenzen cobra Mobile CRM für die gut 100 Mitarbeiter im Einsatz. Die Software arbeitet in Verbindung mit cobra CRM PLUS über eine Daten-Verbindung, welche die Daten live zur Verfügung stellt und direkt über den Server abgleicht. Als Endgeräte verwendet die Stiftung Black-Berrys und iPhones.

Die Einrichtung erfolgt über eine Geräte-ID, die in der Lizenzdatenbank des Anbieters zusammen mit dem zugeordneten Benutzer hinterlegt wird. Anwender melden sich über den Benutzernamen und ein Passwort an. So ist die Datenbank vor unerwünschten Zugriffen gesichert, bei Einträgen in cobra CRM PLUS ist ersichtlich, wer diese vorgenommen hat und die Rechtevergabe innerhalb der Datenbank ist auch beim mobilen Zugriff auf den Benutzer abgestimmt.

Mit cobra Mobile CRM haben die Netzwerkreferentinnen bei der Betreuung der lokalen Netzwerke vor Ort durch den Live-Zugriff alle relevanten Informationen wie AdressdatenKontakthistorie oder Adressverknüpfungen stets aktuell zur Hand. Ergeben sich Neuigkeiten wie Termine, bestandene Zertifizierungen oder neue Interessenten, so können diese von unterwegs direkt in der zentralen Datenbank eingetragen werden. Ein aufwändiges telefonisches Abstimmen mit anderen Mitgliedern im Team ist passé.

„Ein mobiles CRM war uns bei der Auswahl der Software sehr wichtig, denn unsere Arbeit findet im ganzen Bundesgebiet statt. Die Daten nachträglich abzugleichen würde einen enormen Zeitverlust bedeuten und wäre auch fehleranfällig“, sagt Kecia Heubaum, IT-Leiterin der Stiftung.

Auch Messe- und Kongressauftritte, Netzwerktagungen, Fachforen, Diskussionsrunden, Veranstaltungen und Treffen mit Kooperations- und Stiftungspartnern sowie viele weitere Aktivitäten im ganzen Bundesgebiet bestimmen den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Dabei ist das mobile CRM eine unerlässliche Hilfe: neue Ansprechpartner können direkt in cobra CRM PLUS gespeichert werden.

Besprochenes wird in der Kontakthistorie abgelegt, ein vereinbarter Termin erfasst, die Zusendung von Informationsmaterialien veranlasst oder ein Besuchsbericht gespeichert.

 

Die Herausforderung: Komplexe Beziehungen mit cobra aufzeigen

Das Tätigkeitsfeld der Stiftung „Haus der kleinen Forscher“ ist vielfältig. Gut 100 Mitarbeiter zählt die Stiftung. Sie betreuen die über 225 lokalen Netzwerkpartner in ganz Deutschland, die mit rund 25.000 Einrichtungen verbunden sind. Außerdem organisieren sie das Fortbildungsprogramm für rund 600 Trainerinnen und Trainer, die sie auch über ihre Ausbildung hinaus dauerhaft begleiten.

Pädagogische Fach- und Lehrkräfte erhalten regelmäßig Tipps und Materialien für ihre Projekte. Hinzu kommen die Kontakte zu Kuratorium und Forschungslenkungskreis, Unterstützern und Förderern. Dies führt zu einem sowohl umfangreichen als auch vielfältigen Adressbestand, den es sorgfältig zu strukturieren gilt.

Hierarchien und Verbindungen zwischen Adressen und lokalen Netzwerken müssen transparent und übersichtlich dargestellt werden, damit sie für alle verständlich sind. Als autorisierter cobra Solution Partner betreut die astendo GmbH in Berlin die Stiftung und entwickelte gemeinsam mit dem Team vor Ort eine maßgeschneiderte Lösung zur Vereinfachung komplexer Arbeitsprozesse. Ein spezielles Beziehungsmodul zeigt die komplexen Verbindungen von einzelnen Adressen als Baumstruktur.

So lässt sich beispielsweise genau aufzeigen, welcher Netzwerkpartner von welcher Referentin betreut wird. Gleichzeitig kann dargestellt werden, für welche Einrichtungen oder Trainer der Netzwerkpartner seinerseits zuständig ist.

 
 

sqlRobot übernimmt die Organisation

Etwa 56.000 Adressen hat die Stiftung in ihrer Software gespeichert. Unzählige Termine und Aktivitäten gilt es zu beachten, sei es die Einladung zu einer Veranstaltung, der Versand von Arbeitsmaterialien, Themenbroschüren oder des Kita-Magazins, Zertifikate, die erneuert werden müssen, fällige Workshops oder auch Netzwerke, die schon längere Zeit ohne Kontakt sind.

Diese Herausforderung hat die astendo GmbH mit einer eigenen Zusatzentwicklung, dem Programm „sqlRobot“, gemeistert. In regelmäßigen Abständen überprüft es die cobra-Datenbank auf Termine, ungenutzte Kontakte oder Aufgaben aus Kampagnen.

Das System meldet diese wichtigen Informationen per E-Mail oder über ein Benachrichtigungsfenster am Arbeitsplatz. So können alle Mitarbeiter umgehend und zielgerichtet reagieren. sqlRobot kann aber auch automatisch personalisierte Geburtstagsglückwünsche oder selbständig Infomaterial über aktuelle Aktionen versenden – eine enorme Zeitersparnis für das Team.

 

Standortunabhängige Datenpflege über Internetportal

Zur Datenreplikation hat astendo ein Modul zur Speicherung von Dokumenten im SQL-Server entwickelt. So muss die Stiftung nicht fürchten, dass Daten verloren gehen. Eine weitere Zeitersparnis und Effizienzsteigerung bildet das Redaktionsmodul: es dokumentiert alle Datenänderungen bei den rund 25.000 beteiligten Kitas, Horten und Grundschulen, die von Mitarbeitern der Netzwerke über eine Internet-Anwendung erfasst werden.

Dieses Tool ermöglicht eine Kontrolle der Daten, bevor diese in die cobra Datenbank eingespielt werden. Der Erfolg des „Hauses der kleinen Forscher“ ist beachtlich. Teilnehmerzahlen sowie Datenbestände nehmen stetig zu; und so ist auch in Zukunft eine leistungsfähige und flexible Softwarelösung gefragt – ein Anspruch, den cobra CRM PLUS auch angesichts neuer Herausforderungen vollständig erfüllt.

astendo begleitet die am Projekt Beteiligten auch zukünftig als kompetenter Partner und Experte für optimales cobra Kontaktmanagement.

 

Das Projekt im Überblick

Betreuender cobra Partner:

 


Eingesetzte Lösung:

 


Einsatzbereich:

  • Fortbildungsprogramme
  • Projektmanagement