cobra CRM PLUS und cobra Mobile CRM

im Einsatz bei sachs engineering GmbH

Anwenderbericht: strukturierte Adress- und Kontaktverwaltung

Die sachs engineering GmbH wurde im Jahr 1998 von dem Dipl.-Ing. Wolfgang Sachs gegründet. Das Ingenieurs-Unternehmen mit Stammsitz in Engen-Welschingen beschäftigt heute über 50 Ingenieure und gilt mit Niederlassungen in Berlin, Krakau, Belgrad und Teheran europaweit als Kompetenzzentrum in Sachen Ingenieurdienstleistungen. Neben der strukturierten Adress- und Kontaktverwaltung bildet cobra die Basis für verlässliches Projektmanagement mit effizienten Abläufen.

 

Wolfgang Sachs
Geschäftsführer sachs engineering GmbH

„Mit cobra arbeiten wir mit einer sauberen und strukturierten Datenbasis, die alle Informationen beinhaltet, die wir für unsere tägliche Arbeit benötigen – von der Akquise über das Angebot bis hin zur Rechnungsstellung.“

Der Grundstein: Adressmanagement von cobra

Die Vorteile von cobra in Sachen Adressmanagement sind dem Team von sachs engineering seit Jahren bekannt. Denn mit cobra Adress PLUS in der Version 9 begann bereits im Jahr 2003 die Geschäftsbeziehung mit der cobra Software-Schmiede aus dem benachbarten Konstanz.

Was damals zählte, ist bei den Entwicklern vom Bodensee noch heute Gesetz: cobra Software soll den Umgang mit Adressen und die Kommunikation mit Kunden und Interessenten erleichtern. Die Basis dafür ist eine zentrale und bestens strukturierte Datenbank, die Selektionen jeder Art zulässt, E-Mails, Anschreiben und Telefonate per Klick veranlasst und in der Kontakthistorie für alle Mitarbeiter dokumentiert.

„Der große Unterschied zu früheren Versionen“, erklärt cobra Partner Eric Beuchel aus Mötzingen, der die sachs GmbH seit 2009 betreut „liegt in den neuen flexiblen Möglichkeiten der Informationsbereitstellung und Skalierung, die nahezu alle Abläufe eines Unternehmens abbildbar machen. Diese bahnbrechenden Veränderungen der letzten Jahre sind vielen cobra Nutzern der ersten Stunde leider gar nicht bekannt. Dabei könnten viele Unternehmen mit dem aktuellen cobra CRM ihre Abläufe maßgeblich verbessern und insgesamt erfolgreicher arbeiten."

 

Datenbasis: zentral, sauber und strukturiert

Durch die Präsentation einer Vision, wie cobra CRM PLUS die Adress- und Projektinformationen bei den Engener Ingenieuren vereinen könnte, hat Eric Beuchel die Geschäftsleitung schnell überzeugt. Denn das Problem, dass Adressmanagement und Projektfortschritt in zwei unterschiedlichen Systemen gepflegt wurden, brachte immer wieder Stolpersteine in die Abläufe des Unternehmens.

„Besonders wichtig war für uns die Datenübernahme aus den bestehenden Systemen“, erklärt Geschäftsführer Wolfgang Sachs. „Dabei war uns klar, dass das nicht ganz ohne Aufwand von statten geht, wenn man mit einer sauberen und strukturierten Datenbasis einen Neuanfang machen will.“ cobra hat es den Beteiligten jedoch so einfach wie möglich gemacht. Denn die vielfältigen Import- und Exportfunktionen der Software berücksichtigen – im Gegensatz zu vielen anderen Programmen – nahezu alle Eventualitäten einer externen Datenübernahme.

Außerdem konnte die Datenbankstruktur den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter im Unternehmen optimal angepasst werden. Dabei wurden Untertabellen erstellt, Felder aufgenommen und Ansichten perfekt angepasst.

 
 

Alles in cobra: Projekte vom Angebot bis zur Rechnungsstellung

Bei sachs engineering übernimmt cobra aus der eigenen Funktionsvielfalt heraus die Leistungen einer einfachen Warenwirtschaft. Das bedeutet: Angebote werden in cobra mit den einzelnen Positionen direkt erfasst. Dafür sind Preise, Positionen und Spezial-Konditionen in cobra jederzeit abrufbereit für die Nutzer hinterlegt. Die Projektnummernvergabe gehört ebenso zum Leistungsspektrum der Lösung wie die automatische Ausgabe und Ablage der versandfertigen Angebote.

Ändert sich der Status eines Angebots, wird in cobra der Bearbeitungsstatus, z.B. in einen Auftrag, geändert. Dann wird die Auftragsbestätigung aus cobra angestoßen. Ganz genauso werden darauf folgende Rechnungen abgewickelt. Alle Informationen verbleiben also in einem zentralen Datenbestand; damit gibt es keine Dubletten, Informations-Redundanzen oder Übertragungsfehler durch die Übergabe an weitere Programme.

cobra Partner Beuchel ist überzeugt: „Die Zusatz- und Untertabellen in cobra bieten so viele Möglichkeiten, die den Einsatz von Zusatzprogrammen in vielen Bereichen hinfällig machen.“

 

Statistik und Forecast

Die CRM-Lösung wird durch spezielle Statistiken perfektioniert, die Angebote, Aufträge und Rechnungen per Knopfdruck übersichtlich darstellen und damit schnellen Überblick über die aktuellen Vertriebsaktivitäten verschaffen.

Aber auch die cobra Vertriebsprojekte werden vom Team umfänglich genutzt. „Dadurch wird für jeden Standort ein realistischer Umsatzforecast gewährleistet, der für unsere Planungssicherheit mittlerweile unentbehrlich ist“, berichtet Wolfgang Sachs.

 

Informationen über Standorte hinweg

Damit auch die Mitarbeiter am Standort Berlin in den Genuss der Vorzüge von cobra kommen, erlaubt eine stündliche SQL-Replikation den Zugriff auf den zentralen Datenbestand und die Dokumentenablage.

Außerdem gibt es Laptop-Nutzer, die Ihre Daten in regelmäßigen Abständen per VPN-Verbindung mit der Zentrale abgleichen. Alle Mitarbeiter nutzen übrigens eine zentrale Wissensdatenbank in cobra, die Handbücher, Richtlinien und Gesetze als tägliches Arbeitsmittel vorhält.

Da bei sachs engineering das Thema Mobilität zunehmend größeren Stellenwert erlangt, ist cobra Mobile CRM für iPhone derzeit im aktiven Testeinsatz. Künftig sollen damit alle Informationen des Unternehmens insbesondere für Vertrieb jederzeit verfügbar sein.
 

 

Ausblick

„cobra kann noch mehr“, sind sich die Projektverantwortlichen einig. Denn als nächster Schritt sollen alle Detailinformationen zu den einzelnen Projekten direkt in cobra abgelegt werden. Dazu gehören Zeichnungen, Projekt- und Zeitpläne, To-Do-Listen und vieles mehr, die momentan noch an unterschiedlichen Stellen im Filesystem liegen. Zudem sollen weitere Standorte im Ausland an die cobra CRM-Lösung angebunden werden.

 

Das Projekt im Überblick

Betreuender cobra Partner:

 


Eingesetzte Lösung:

 


Einsatzbereich:

  • Projektmanagement
  • Auftragsabwicklung
  • Adress-und Kontaktmanagement