Digitalisierung in Kanzleien: Fallstricke, Vorteile und Hilfsmittel

Auch Anwalts- und Steuerkanzleien bleiben vom Drang nach Fortschritt natürlich nicht verschont. Vor allem der Bereich Digitalisierung vollzieht regelmäßig so große Sprünge, dass sie ständig am Ball bleiben müssen, um nicht ins Hintertreffen zu geraten. Doch wie gehen Rechtsanwälte und Steuerberater die Digitalisierung ihrer Kanzleien am besten an?

Kenne deine Kanzlei

Wie bei jeder anderen wirtschaftlichen Entscheidung auch, erweist sich eine gute Kenntnis der eigenen Kanzlei als Grundlage für den Erfolg. Für eine nachhaltige und vor allem Mehrwert generierende Digitalisierung braucht es eine genaue Analyse der bisherigen Geschäftsprozesse. Was läuft noch analog? Wo lohnt es sich, die Digitalisierung anzusetzen, oder was läuft auf die klassische Weise vielleicht sogar besser? Welche Anforderungen stellt der Klientenstamm an seine Rechtsanwälte oder Steuerberater? Bevor es um die Frage geht, wie ein digitaler Wandel in der Kanzlei stattfinden kann, gilt es festzustellen, wo er beginnen soll.

 

Die Digitalisierung der anderen Kanzleien

Hören Rechtsanwälte und Steuerberater sich in ihren Kreisen um, werden sie wohl immer häufiger von digitalen Fortschritten hören. Doch keine Panik vor großen Schlagworten wie künstliche Intelligenz, Chatbots, Cloud Computing und Blockchain: Jede Administration, ob Anwalts- oder Steuerkanzlei, sollte ihre eigene Strategie in Sachen Digitalisierung verfolgen. Welche Tools sich als sinnvoll erweisen, hängt von der eigenen Arbeitsweise und auch dem Digitalisierungsstand der Klienten ab. Beim Blick auf den vermeintlichen Vorsprung der Konkurrenz kommt es schnell zu Aktionismus, der ohne Digitalisierungserfahrung leicht zu teuren Fehlern für die eigene Kanzlei führen kann.

Vorteile der Digitalisierung für die Kanzlei rechtfertigen jede Mühe

Mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs in Deutschland gewinnt in Anwaltskanzleien die Digitalisierung und ganzheitliche digitale Kommunikation mit allen Parteien auf Basis der sogenannten E-Akte deutlich mehr Gewicht. Um eine lückenlose Kommunikationsbasis zu haben und sich dem Umbruch im Rechtsdienstleistungsmarkt anzupassen, muss die Digitalisierung zwangsläufig voranschreiten. Doch nicht nur die Not zur Innovation, sondern auch die vielen Vorteile wiegen die Mühen für die Kanzlei deutlich auf. Schnellere sowie effizientere Abläufe, eine deutlich verbesserte Übersicht und signifikante Kostenersparnisse durch die Vermeidung von Papier und Porto sprechen dafür, mit der Digitalisierung zu beginnen.

 

Digitalisierung nur mit Datenschutz

Rechtsanwälte, aber auch Steuerkanzleien arbeiten Tag für Tag mit sensiblen Daten, die dementsprechenden Schutz benötigen. Mit dem Schloss am Aktenschrank oder dem Schreddern bedeutsamer Dokumente ist es nach erfolgreicher Digitalisierung nicht mehr getan. Auch die klassische Adresssammlung in physischen Karteien stellt sich als datenschutzrechtlich nicht mehr zeitgemäß heraus. Digitalisierte Adresslisten unterliegen mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) strikten Regeln, deren Missachtung empfindliche Strafen nach sich ziehen, die für kleine oder mittelständische Kanzleien bereits in existenzbedrohendem Maße ausfallen können.

 

Hilfsmittel für die Digitalisierung in der Kanzlei

Damit die Umsetzung eines so komplexen Unterfangens wie der Digitalisierung einer Kanzlei gelingen kann, braucht es technische Hilfe. cobra CRM bietet eine eigens für Anwalts- und Steuerkanzleien entwickelte Lösung, die nachhaltige Digitalisierung ermöglicht und die aufkommenden Hürden deutlich senkt. Mit der Kanzlei-Software lassen sich digitalisierte Daten sofort in eine übersichtliche Ordnung bringen und im Anschluss mühelos verwalten – sie verstärkt die zuvor angesprochenen Vorteile der Digitalisierung erheblich. Außerdem arbeitet cobra 100 Prozent DSGVO-konform, sorgt damit für automatisierten Datenschutz und erspart so die Sorge vor Verstößen. Egal ob Rechtsanwalt oder Steuerberater: cobra CRM bietet eine perfekte Ergänzung für die Digitalisierung von Kanzleien.

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