Terminmanagement mit cobra CRM

Effizientes Terminmanagement ist in vielen Funktionen und in allen Unternehmen das A und O. Hierbei ist es egal ob es sich um eine Arztpraxis, einen Handwerksbetrieb, ein Tattoostudio, die Vertriebsabteilung im Großkonzern, die Chefsekretärin oder den Projektmanager handelt.

CRM Lösungen optimieren die Organisation

Mit einer CRM Lösung vereinfachen Sie das Terminmanagement im Unternehmen. Ob nun ein Kunde einen Termin kurzfristig abgesagt hat, ein Termin von Unternehmensseite verschoben werden oder für den Kollegen an einem anderen Standort ein Termin vereinbart werden soll: Nur mit Schreibtischkalender und Outlook wird die Organisation schnell unübersichtlich.

Besonders, wenn die Kalender von Kollegen oder der Chefin nicht einsehbar sind. Dann wird aufs Geratewohl etwas vereinbart – und muss im Nachhinein vermutlich geändert werden. Oder der Anrufer beziehungsweise die Kundin bekommen gleich einen Termin für die finale Terminabsprache. Das ist umständlich, kostet Zeit – und lässt sich mit einer CRM Lösung effektiv umgehen.

 

 

 

Termine

Termine planen oder zuweisen
Abgleich mit Outlook Kalender

Aufgaben

Veranstaltungen planen
Aufgaben verteilen und terminieren

Ressourcen

Firmenwagen verwalten,
geodatenbasierte Routenplanung

Termine und Aufgaben planen

Hinzu kommt, dass vom Terminmanagement häufig auch die Ressourcen- oder Routenplanung abhängt: Wie lange ist der Außendienstkollege im Normalfall bei einem Kunden und wie viele Termine sind pro Tag realistisch? Wie weit hat es der Abteilungsleiter vom Treffen mit der Personalchefin bis zur Halle, in der das Führungskräftetreffen stattfindet? Lässt sich da noch ein Telefonat mit der Forschungsabteilung zwischenschieben oder wird das zu knapp? Lohnt es sich, mit dem Kunden einen Termin in der Filiale vor seiner Haustür zu vereinbaren oder ist die Expertin für seine Fragen gerade im Urlaub? Und falls ja, kann kurzfristig jemand für sie einspringen?

An anderen Terminen hängen gleich mehrere Aufgaben und Fristen: Bis wann müssen die Einladungen zur Jubiläumsfeier im Sommer verschickt sein und wer übernimmt das? Wer bucht die Veranstaltungshalle und wer Essen und Getränke? Kann man schon abschätzen, wie viele Teilnehmer es werden oder wartet man, bis die Rückmeldungen da sind? Wann ist Stichtag? Wer kümmert sich bis wann darum, dass Mikrofon und Lautsprecher vor Ort sind? Völlig egal, ob Assistenz oder Marketingleitung: Wer Termine und dazugehörige Aufgaben ohne Software organisieren soll, verzettelt sich schnell.

CRM: Die Lösung für Terminstress

Terminmanager unterstützt bei der Planung

Während sich einfache Termine vielleicht noch über Outlook & Co. vereinbaren lassen, wird es bei Terminen, an denen Aufgaben und Ressourcen hängen, schwierig. CRM Software unterstützt deshalb optimal beim Terminmanagement, weil es den Termin an sich auch noch mit einer Bestellung im Warenwirtschaftssystem, der Geodatenbasierten Routenplanung, den aktuellen Marketingkampagnen oder dem Ticketsystem des Kundenservice verbindet. Entsprechend beinhaltet jede cobra CRM Lösung auch einen Terminmanager.

 
 

Verknüpfung sämtlicher Informationen

Mit dem Terminmanager sehen Sie – je nach Berechtigung – die Kalender Ihrer Kollegen ein und können für sie Termine vereinbaren.  Über die Verknüpfung von Adressen, Kontakten oder Servicefällen kann jeder cobra Nutzer seinen Kollegen standortübergreifend Termine direkt aus der Software heraus zuweisen. Ob Sie dafür den cobra Terminmanager oder Ihren Outlook-Kalender nutzen, ist egal. Dank einer entsprechenden Schnittstelle lassen sich sämtliche Informationen zu einem Kunden oder Lieferanten aus ihrer cobra Datenbank problemlos mit dem Outlook-Termin verknüpfen. Sie können natürlich auch jederzeit Termine aus beiden Programmen miteinander abgleichen.

 

cobra ist langjähriger, zertifizierter Microsoft Partner.

Deshalb können Sie nicht nur Ihren Outlook-Kalender mit Ihrem cobra CRM-System verbinden,
sondern natürlich auch Excel und Word.

 

Aufgaben zum Termineintrag

Durch das Anlegen weiterer Kalender können Sie ganz einfach zusätzliche Aktionen mit einem Termin verbinden. So lassen sich zum Beispiel Räume buchen, Kaffee bestellen oder Wagen aus der Firmenflotte reservieren. Und wenn es sich um einen regelmäßig wiederkehrenden Termin handelt – das Montagsmeeting, die Jahreshauptversammlung oder der Besuch beim Großspender Ihrer Stiftung – können Sie die entsprechenden Aufgaben zum Termineintrag speichern. Die zuständigen Kollegen werden dann rechtzeitig wieder daran erinnert, dass der Termin ansteht und welche Aufgabe ihnen zugeteilt ist.

 
 

Transparenz für alle Beteiligten

Durch die im Terminmanager eingebundene Aufgabenverwaltung sehen nämlich alle Beteiligten jederzeit, was noch ansteht, wer dafür zuständig ist und was bereits zu wieviel Prozent erledigt wurde. Wichtig für Projektmanager: Den Fortschritt des Projekts oder Abgabefristen können Sie laufend anpassen.

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