Mit Förderung und Beratung zum Erfolg
TGZ Prignitz GmbH setzt mit cobra CRM auf gelungene Abläufe
TGZ Prignitz GmbH setzt mit cobra CRM auf gelungene Abläufe
Seit ihrer Gründung im Jahre 1992 gilt die Technologie- und Gewerbezentrum Prignitz GmbH als einer der Vorreiter für Wirtschaftsförderung in der Region. Als Impulsgeber der Region unterstützen sie ansässige Unternehmen, Gewerbetreibende, Existenzgründer und Investoren in den Bereichen Digitalisierung, Neugründung, Förderung und Investition, Gewerbeflächen und Ansiedlung sowie Wissens- und Technologietransfer. Um insbesondere die Prozesse im Gründungsservice anzustoßen, benötigt das TGZ Prignitz zunächst von verschiedenen Personen unterschriebene Dokumente. Jedoch erweist sich dieser Arbeitsschritt ebenso wie die Pflege der Kontaktdaten analog als sehr aufwendig. Um diese Abläufe zu vereinfachen und gleichzeitig die Mitarbeiter zu entlasten, setzt das Unternehmen seit 2018 auf cobra CRM – und bewahrt seitdem rund 3.500 Datensätze mit Kontakten, Unterlagen und Verträgen in dem
Programm auf.
Sandra Perabo
Mitarbeiterin für Wirtschaftsförderung und Projektarbeit
„Nach den ersten Versuchen erwies sich cobra für uns als die optimale Lösung, um unsere Vorgänge zu digitalisieren. Dadurch konnten wir unsere Prozesse effektiver gestalten.“
Modernisierung und erleichterte Prozesse im Unternehmen: Dies wünschte sich das TGZ Prignitz nach einer Umstrukturierung im Jahre 2017. Dazu gehörte auch die Verwaltung von datenbankaffinen Informationen in einem CRM-System – daraus entstand im folgenden Jahr schließlich die Zusammenarbeit mit cobra. „Für Förderungen von neuen Gründungen benötigen wir zum Beispiel Signaturen von bis zu drei verschiedenen Partnern auf einem Dokument. Aus diesem Grund stellte die meist umständliche Bearbeitung eines Teils unserer Arbeitsprozesse den ausschlaggebenden Faktor für unsere Suche nach einer geeigneten Lösung dar“, erzählt Sandra Perabo, Mitarbeiterin für Wirtschaftsförderung und Projektarbeit beim TGZ. „Bereits im Vorfeld konnten wir das Programm von cobra an der Hochschule Harz testen. So entdeckten wir die Anwendung cobra CRM PRO und führten sie in unserem Unternehmen ein.“ Doch nicht nur in Bezug auf einen erfolgreichen Abschluss der Vertragsunterlagen entlastet die Software das TGZ Prignitz, sondern auch bei der Organisation von großen Datensätzen. „Zusätzlich erlaubt das System ein effizienteres Einladungsmanagement für Veranstaltungen. Auch die Versorgung unserer betreuten Unternehmen und Institutionen mit Informationen ist deutlich schneller möglich als mit einem einfachen Email-Programm, denn es hilft uns bei der Verwaltung unserer Kontaktliste mit den jeweils zuständigen Ansprechpartnern“, so Perabo. „Bevor wir uns für den Einsatz von cobra entschieden, nutzten wir Excel-Tabellen ebenso wie Outlook für unsere Arbeit“, blickt sie zurück. „Im Rahmen des Workflows ist es für uns sehr wichtig, signierte Dokumente, die wir dringend als Nachweis für Förderanträge benötigen, schnell zu erhalten. Dies gestaltete sich auf dem Postweg als aufwendig, weswegen wir eine Alternative suchten. Wir erhofften uns von der Digitalisierung der Prozesse zudem eine bessere Übersicht für die involvierten Personen.“ Aus diesem Grund steht neben der Erfassung von wichtigen Dokumenten auch die Aufbewahrung von Kontaktdaten und Adressen im Fokus
Vor der regelmäßigen Nutzung der Software erkannte die TGZ Prignitz GmbH das Potenzial einer CRM-Lösung für den eigenen Zweck. „Nach den ersten Versuchen erwies sich cobra für uns als die optimale Lösung, um unsere Vorgänge zu digitalisieren“, erläutert Perabo. Mit dem Einsatz dieser Anwendung vereinfacht das Unternehmen die Vorgänge bereits vom ersten Schritt an. Sobald der Kunde, der ein eigenes Gewerbe aufbauen möchte, das erste Gespräch mit den Beratern über seine Gründungsidee führt, nimmt das Unternehmen ihn auf und er wird im Rahmen des Projektes gefördert. „Doch allein um dies zu ermöglichen, benötigen wir mehrere Dokumente“, sagt Perabo. „Ohne die signierten Unterlagen kann der Gründer nicht gefördert werden.“ Zudem müssen relativ viele Daten zum Gründer erfasst werden, da der Fördergeldgeber ein recht umfangreiches Monitoring abfordert. Diese Daten werden im CRM-System nachgehalten. Hierfür nutzt das TGZ Prignitz das Programm nun, um diese Informationen tabellarisch festzuhalten. „Nach der Registrierung von Neugründungen liegt es an uns, zu überprüfen, ob alle Unterlagen und Nachweise vorliegen. Nach einem bestimmten Zeitraum erfragen wir, ob das Unternehmen noch existiert“, führt Perabo aus. „All die erfragten Daten werden im Monitoring dokumentiert und zu verbindlichen Terminen anonym an den Fördermittelgeber weitergeleitet."
cobra bietet Nutzern diverse Möglichkeiten, um sie zu unterstützen und zu entlasten. „Durch die Arbeit mit dem Programm konnten wir unsere Prozesse effektiver gestalten“, so Perabo. „Insbesondere die Möglichkeit, E-Mail-Adressen zu bündeln und zu speichern, um wichtige Informationen oder Einladungen gesammelt zu verschicken, erweist sich als eine äußerst nützliche Funktion. Somit stehen wir nicht mehr in der Pflicht, alle Kontaktdaten einzeln einzugeben. Stattdessen können wir sie sortieren, gesammelt nutzen und viel Zeit sparen.“ So betont die Mitarbeiterin für Wirtschaftsförderung und Projektarbeit die Effizienz des Programms: „cobra CRM hilft uns insbesondere dann, wenn es darum geht, schneller und wirksamer zu arbeiten.“ Sobald alle Unterlagen vom Neugründer vorliegen, erfasst das TGZ die Daten des Gründers in cobra und übergibt diese automatisiert nach Paperless. „Mit Paperless können wir somit z.B. vorausgefüllte barrierefreie Antragsformulare und Verträge in wenigen Augenblicken erzeugen und rechtssicher unterzeichnen lassen, um diese dann automatisiert in cobra abzulegen“, berichtet Frau Perabo weiter. „So haben wir eine erhebliche Zeitersparnis in der Datenerfassung“, erläutert sie den vorteilhaften Einsatz des Programms.“ „Elektronische Signaturen sind in vielen Ländern, beispielsweise in europäischen Staaten, rechtskonform. Somit ermöglicht cobra in Zusammenarbeit mit Paperless eine barrierefreie und zukunftssichere Bearbeitung von Dokumenten.“ Für den optimalen Einsatz im Betrieb bedurfte es anfangs dennoch der Kooperation mit den Entwicklern.
Hierfür stellte sich die Kommunikation zwischen TGZ Prignitz und cobra als ausschlaggebend heraus – denn das Programm benötigte für eine optimale Umsetzung eine Anpassung an die Zwecke des Unternehmens. „Es galt zunächst auch bestimmte Fragen zu klären, um den größten Mehrwert zu erhalten. Was sollten wir ändern und anpassen? Welche Daten benötigt das Programm Paperless und welche cobra?“, so Perabo. Durch die Beratung von den Verantwortlichen konnte der Betrieb letztendlich die Software an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. „Im Rahmen des Workflow-Managements konnten wir unsere Arbeitsprozesse verbessern und infolgedessen erfolgreich digitalisieren“, erklärt sie. Im Kontext von Kontaktpflege erweist sich das Programm als sehr hilfreich, um die Daten schnell abzurufen und somit eine schnelle Übersicht der aktuellsten Informationen zu erhalten. „Schlussendlich erfolgt die Unterzeichnung für einen gelungenen Start des eigenen Gewerbes durch verschiedene Zuständige. Wer zu welchem Zeitpunkt signieren sollte, steht in der cobra CRM-Software jederzeit zur Verfügung – dies garantiert einen flüssigen, transparenten Verlauf für den Abschluss der Verträge und Dokumente“, nennt Perabo Vorteile. Rückblickend auf die COVID-19-Pandemie, die für eine längere Spanne das Geschehen bestimmte, stellte sich das Programm als sehr nützlich heraus. „In Zeiten der Pandemie gestaltete es sich sehr schwer, alle Ansprechpartner zu erreichen und erforderliche Unterschriften zu erhalten“, blickt Perabo zurück. „cobra als unsere digitale Lösung erleichterte es uns signifikant, unseren Aufgaben nachzugehen und trotz der Hürden unsere Kontakte auf allen Seiten in den Prozess miteinzubeziehen.“
cobra CRM bietet zudem Funktionen für eine weitergehende Nutzung für die TGZ Prignitz an. „Dokumente können sich stets aufgrund von unerwarteten Ereignissen verändern oder sich erweitern“, klärt Sandra Perabo auf. „cobra ermöglicht es uns in solchen Fällen, die Unterlagen anzupassen. Dafür benötigen wir nicht einmal mehr einen Termin, sondern können dies eigenständig erledigen.“ Um den optimalen Einsatz von cobra zu garantieren, sollten Mitarbeiter die wichtigsten Abläufe kennen. „Es stellt sich als anspruchsvoll heraus, die Funktionen des Programms anzuwenden, da man sich mit der Software bestens auskennen sollte“, erzählt Perabo. „Dennoch konnten wir sehr erfolgreich und flexibel auf das neue Programm reagieren.“ Das TGZ Prignitz plant zudem bereits weitere Nutzungsweisen, um das volle Potenzial auszuschöpfen. „Demnächst möchten wir auch Veranstaltungen in cobra abbilden. Da befinden wir uns noch in der Weiterentwicklung“, plant Perabo. „Wir freuen uns auf die weitergehende Nutzung der cobra CRM-Software.“
„Mit cobra CRM gelingt die bedürfnisorientierte Ansprache und Pflege von Geschäftsbeziehungen im vorgegebenen Rahmen der EU-DSGVO spielend.“
Jürgen Litz
Geschäftsführer cobra GmbH
TGZ Prignitz GmbH
Laborstr. 1
19322 Wittenberge
www.tgz-prignitz.de
Eingesetzte Lösung:
cobra CRM PRO
cobra Dubletten Modul
cobra CXM WEB CONNECT
Paperless
Anzahl Anwender:
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