cobra bringt Struktur in die Prozesse der Universität Witten/Herdecke

An der Universität Witten/Herdecke wird seit jeher großer Wert auf den Kontakt zu ehemaligen Studierenden gelegt. „Wir fühlen uns unseren Alumni besonders verbunden und möchten sie im Idealfall ein ganzes Leben lang begleiten“, erklärt Benkhofer. „In Form von Ehemaligentreffen, Networking-Angeboten oder sogar kooperierenden Partnerschaften trägt dieser Ansatz immer wieder Früchte.“ Als besonders wichtig für ein solches Unterfangen stellt sich wenig überraschend eine sorgfältige Pflege der Kontaktdaten heraus. Mitarbeiter der Abteilung Alumni Management verwalten daher eine Datenbank von über 8.000 Ehemaligen mit der Hilfe von cobra CRM. „Was vorher den mühevollen händischen Eintrag in verschiedenste Excel-Tabellen bedeutete und oft in doppelte Erfassungen mündete, geht nun leicht von der Hand. Außerdem lassen sich per Knopfdruck Serienmails mit Veranstaltungseinladungen oder monatliche Newsletter erstellen, die unsere Alumni immer auf dem neusten Stand halten“, macht Benkhofer deutlich. So konnte auch diese Abteilung sowohl Mehrarbeit als auch potenzielle Fehleranfälligkeit deutlich reduzieren.

Auch Unternehmensdaten spielen bei der Verwaltung von Informationen an der Universität Witten/Herdecke eine übergeordnete Rolle. Die Abteilung Career Service hat es sich zur Aufgabe gemacht, Studierende mit potenziellen Arbeitgebern zusammenzubringen. Die dazu nötige Datenbank fand zuvor Platz in einem anderen CRM-System, wie Benkhofer erzählt: „Im Jahr 2018 haben wir uns entschieden, zunächst in dieser Abteilung auf cobra CRM PRO umzusteigen. Dabei war uns vor allem wichtig, dass unsere Ansprechpartner bei der cobra – computer’s brainware GmbH verstehen, dass wir verschiedenste Abteilungen mit den unterschiedlichsten Ansprüchen unter einem Dach vereinen. Da konnte die Flexibilität der Software und unserer Kontaktpersonen bei cobra schnell überzeugen.“ Nach der Entscheidung ließen sich die Informationen problemlos auf das neue Programm übertragen. Wie auch bei den anderen Abteilungen finden neben der Adresserfassung hauptsächlich die Tools für das Veranstaltungs- und Aufgabenmanagement Verwendung.

In seiner kompletten Bandbreite der vielseitigen Einsetzbarkeit zeigt sich cobra CRM beim Blick auf die Organisation der Lehrpläne. Studium fundamentale nutzt die Software zur Planung von Lehrveranstaltungen. „Mit der Erfassung der Daten von Dozierenden und einer stetigen Korrespondenz zu ihnen, behält die Verwaltung stets den Überblick“, so Sebastian Benkhofer. „Persönliche und untereinander nicht abgestimmte Excel-Tabellen gehören auch hier der Vergangenheit an.“ Zudem konnte cobra mit einer eigens entwickelten Innovation die Brücke zu den Dozierenden schlagen.

An der Universität Witten/Herdecke fungiert der cobra CXM WEB CONNECT als Schnittstelle. Ohne zusätzliche manuelle Eingaben integriert das Tool online eingetragene Informationen direkt und automatisiert an die richtige Stelle in der Datenbank, wo sie anschließend auf Weiterverarbeitung warten. Darüber hinaus können Dozierende über vorgefertigte Webformulare Einträge und Wünsche zu geplanten Lehrveranstaltungen hinterlegen, die cobra CRM direkt bei den Lehrveranstaltungen abbildet und somit gleichermaßen Material sowie Zeit spart.

Zwar stehen die bereits genannten Bereiche stellvertretend für die schon angesprochene Vielfalt von cobra CRM, doch endet das Anwendungsportfolio an der Universität Witten/Herdecke nicht dort. Insgesamt verwenden Mitarbeiter aus acht Abteilungen die Software – und das jeden Tag. „All diese verschiedenen Projekte haben ihre Besonderheiten“, erklärt Benkhofer.

„Im gemeinsamen Dialog mit unseren Ansprechpartnern konnten wir bisher immer gute Lösungen für diese Herausforderungen erarbeiten. So bilden wir inzwischen fast all unsere Prozesse in cobra ab, was die Bewältigung des operativen Tagesgeschäfts um ein Vielfaches erleichtert. Die Folge ist ein schnelleres, fokussierteres und strukturierteres Arbeiten, auch über Abteilungsgrenzen hinaus – und das vollständig DSGVO-konform. So können wir intern wie auch mit unserem Netzwerk aus Dozenten, Studenten, Alumni und Förderern mit neuer Qualität zusammenarbeiten. Das hilft uns auch in Zukunft, den Erfolg zu wahren.“

Am Beispiel der Universität Witten/Herdecke zeigt sich die gesamte Vielfalt und Zukunftsfähigkeit von CRM-Lösungen unter einem Dach vereint. Gemeinsam mit der cobra – computer’s brainware GmbH gelang hier ein einzigartiges Gesamtprojekt, das selbst einer Universität diesen Ranges zu noch größerer Effizienz und Produktivität verholfen hat.