cobra CRM schafft Übersicht und hilft der Seminarkontor GmbH bei der Kundenbindung.
Durch die Gemengelage aus Globalisierung, technischem Fortschritt, zunehmendem Preisdruck und sich verschärfendem Konkurrenzkampf kommt es dazu, dass althergebrachte Methoden und Strategien nicht mehr ausreichen, um neue Kunden auf sich aufmerksam zu machen. Auch die Seminarkontor GmbH weiß um diese Situation und fokussiert sich deshalb auf das Coaching von Firmen, langjährige Mandanten dauerhaft zu binden und Leads zu generieren. Zu ihren Dienstleistungen gehören Trainings und Seminare, die frisches Denken in Vertriebsaktivitäten bringen sollen. So vermittelt Seminarkontor ein Methodenrepertoire, das Kunden begeistert und Abschlüsse sichert. Das Unternehmen fand in der Softwarelösung der cobra – computer’s brainware GmbH das Tool, das ihm viele Bereiche des Arbeitsalltags erleichterte, sodass es sich auf seine Hauptaufgaben fokussieren konnte.
Oscar Nobre
Seminarkontor GmbH
„Jetzt haben wir einen viel besseren Blick auf die internen Prozesse. Wir hatten zu viele Insellösungen und haben nun den Blick auf das große Ganze – und das auf Knopfdruck.“
Seminarkontor nutzt cobra CRM seit Anfang des Jahres 2020 für das klassische Management von Neukunden, Terminen und Beratungen. Früher erfasste die IT innerbetriebliche Prozesse wie die Dokumentation von Leistungsnachweisen sowie Förderanträge in sieben Excel-Dateien. „Das war natürlich nicht die effektivste Methode der Organisation“, sagt Oscar Nobre, Geschäftsführer der Seminarkontor GmbH. Zusätzlich verwendeten die Team-Kollegen diese Tabellen für das Tracking und das Vertriebs-Reporting. 2019 kam das Unternehmen über Presse- und Erfahrungsberichte erstmalig mit cobra in Kontakt. „Im Netz gefundene Rezensionen fielen uns sofort ins Auge, denn sie bezogen sich auf Einsatzgebiete, die für uns Relevanz hatten“, erklärt Nobre. Schon länger planten die Verantwortlichen von Seminarkontor, die Verwaltung ihrer Coachings effizienter zu gestalten, beispielsweise indem sie die Teilnehmerlisten vereinfachen lassen. Beweggründe wie diese hatten stets hohe Priorität und überzeugten somit das Unternehmen, den Kontakt mit cobra aufzunehmen.
Highlight für das Vertriebs-Reporting: Berichte und Auswertungen sind in cobra CRM immer topaktuell und per Klick verfügbar.
Nach einer Schilderung der gegenwärtigen Situation vereinbarten alle Beteiligten ein Treffen, bei dem sie eine Lösung zu technischen Problemen des Coachingdienstes ausarbeiteten. Hierauf basierend erstellten Mitarbeiter von cobra eine an die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasste Version der CRM-Software. Als Nächstes begann eine Testphase, in der die Nutzer das Programm unter realen Bedingungen anwendeten und Erfahrungen sammelten. Diese Periode sollte dazu dienen, etwaige Problemfelder ausfindig zu machen und sie in einer Feinabstimmung zu bearbeiten. cobra CRM überzeugte die User beim Seminarkontor vor allem mit seiner intuitiven Datenerfassung, veränderten Such- und Bearbeitungsfeldern und einer userfreundlichen Sprache – passgenau implementiert für das Vertriebscoaching-Unternehmen. „Das war sehr beeindruckend aus unserem Blickwinkel“, so Nobre.
Vor dem Programmwechsel hielt Seminarkontor Geschäftstreffen auf Karteikarten fest. Excel-Tabellen für die Dokumentation der Vertriebsleistungen ergänzten das Repertoire. Mit cobra erfolgen die Terminabsprache, -vereinbarung und Weiterleitung nun komplett digital. Vor allem in Zeiten der Pandemie nutzen die Mitarbeiter die Laptops als mobiles Büro für das Homeoffice. Hierbei bewertet das Team die Synchronisation des Programms als vorteilhaft, um standortungebunden auf Informationen zuzugreifen, Leistungen zu erbringen und diese im Anschluss nachvollziehbar festzuhalten.
Besonders das Fördermittelmanagement habe profitiert, so Nobre. Dieses beinhaltet die Antragstellung sowie die Vermittlung eines Zuwendungsbescheids über die Höhe und Dauer der finanziellen Unterstützung. Bundesmittel kommen mit unterschiedlichen Stichtagen, die es übersichtlich darzustellen gilt. Die verantwortlichen Programmierer erschufen eine Version von cobra CRM, die diese von Natur aus chaotischen Umstände übersichtlich darstellt. Jürgen Litz, Geschäftsführer von cobra, erklärt: „Zwar kommt cobra stets mit einem Set an Grundfunktionen, die die Kommunikation mit dem Kunden vereinfachen, jedoch lassen sie sich an den speziellen Anforderungen des Unternehmens ausrichten.“
Allgemein stellte sich gerade die Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Programmierern von cobra als produktiv und konstruktiv heraus, denn sie gingen auf die Bedürfnisse und Belange des Unternehmens ein. So ließen sich individuelle Eingabemasken für Förderanträge und Berichte zu Auswertungszwecken und für den tagesaktuellen Überblick erstellen – mit einem „fantastischen Ergebnis“, wie Nobre betont. Auch zukünftig möchte das Unternehmen das Programm nutzen. „Für 2022 planen wir eine weitere Optimierung unserer Datenbank mit dem Ziel, unsere Effizienz in Verbindung mit cobra CRM weiter zu steigern“, so Nobre. So soll auch das Programm ein Upgrade zu einer neuen Version erhalten. Er fasst zusammen: „Jetzt haben wir einen viel besseren Blick auf die internen Prozesse. Wir hatten zu viele Insellösungen und haben nun den Blick auf das große Ganze – und das auf Knopfdruck.“ Somit unterstützt das Programm Seminarkontor dahingehend, dass das Unternehmen sich auf das Wesentliche seiner Arbeit konzentrieren kann und keine Energie auf ineffiziente Methoden der Verwaltung verwendet.
cobra CRM für Homeoffice oder unterwegs: Egal ob im Büro mit der leistungsstarken Desktop-Version, im Homeoffice oder von unterwegs per Smartphone oder Tablet; Sie nutzen Ihr cobra auf einem oder mehreren Geräten Ihrer Wahl. Außerdem bietet cobra das Hosting der Software über die cobra PRIVATE CLOUD.
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